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《Youtube》你如何使用代辦事項清單(To-do list)工具?
工作熊原本就想寫一篇介紹《代辦事項清單(To-do list)》的文章，是因為之前有一篇文章與影片被人嫌自己講話太囉嗦了！索性這次就來囉嗦個到底，來個以毒攻毒。所以，嫌囉嗦的！怕囉嗦的！這篇文章就請你跳過去吧！
平常你們都是使用什麼工具來追蹤和紀錄自己的「待辦事項清單」的呢？別告訴我，你從來就不需要紀錄自己的代辦事項清單，除非你的工作就是些一成不變的內容，否則事情一多，總會忘記一兩件。聽我三姑媽六姑婆說：『一個人只要同時手上有超過3件事要做，就很有可能會忘記1件事。』這時候待辦事項清單就是個很好用的工具，工作熊有時候也會用待辦事項清單來總結自己的季度或年度報告來條列成果清單。
實體筆本紀錄待辦事項清單
那麼就先來說說自己的經驗好了，早期在網路及手機還不是這麼發達的時候，工作熊就習慣使用實體筆記本來記錄自己的代辦事項了。而紀錄的代辦事項清單內容其實也很簡單，就是找一本有著橫條紋的筆記本，然後在最前面寫下當天的日期，後面則跟隨記錄代辦事項的標題就可以。標題不用太詳細，但至少得讓自己現在以及日後都可以看得懂。基本上，就是要讓自己看到這個標題，就會想起或知道，是什麼事需要完成，比如說：「明年度預算準備」、「拜訪PCB廠商」或是「繳交手機月費」等。
數位工具紀錄待辦事項清單
而隨著智慧型手機及電腦與網路發達後，自己也開始改用數位工具來記錄並管理待辦事項清單。數位工具的優點是可以設定時間提醒，方便搜尋，也可以隨時更新並記錄詳細的工作進度。但缺點也很大，就是會隨著時間或是忙碌而經常忘記要來查看代辦事項清單，就算有時間提醒，也會因為忙碌而選擇性忽略，到最後忘記。對工作熊來說，數位工具還有一項致命的缺點，那就是很多電子組裝廠的產線是禁止攜帶有相機功能的設備進入的，也就是不能帶智慧型手機進入產線，因為有保密防諜的需求。
所以，到了後來，自己就發展出同時使用實體筆記本和數位工具並存的方法，工作熊會把實體筆記本當成隨身的代辦事項清單記事本，可以到處帶著並隨時記錄。然後每天固定一個時間將新增事項以及需要更新的待辦進度謄寫到數位工具內。
工作熊發現，使用實體筆記本有一個很特別的優點，就是每當完成一件事項的時候，就可以很豪爽地拿筆將待辦事項從清單中給劃掉，對自己的心情很有療癒的效果，說白了就是一個「爽」字。而且，工作熊都還會特別用紅筆來劃掉已完成的事項，每當自己工作累了，或是沒有動力時，就回頭來檢視清單中已經完成的代辦事項，看著滿滿當當已經劃著紅線的筆記本，還會莫名地出現一種虛榮的成就感。
這裡，有一點要特別提醒大家，如果使用實體筆記來記錄待辦事項清單，要記得每隔一段時間，就要把還未完成的事項謄寫到最新的頁面上，這樣才能隨時保持未完成事項集中在一起，方便檢視，因為總有一些待辦事項會因為某些原因在過了一段時間仍然無法完成或自己不想完成，我們就可以趁著重新謄寫的時候，重新檢視一下這些未完成的待辦事項，並確認是否還有完成的必要，因為在個人的經驗裡，清單中總會出現一些事項，在當下覺得很有必要完成，但過了一段時間再看，就覺得沒必要。你是不是也會有這樣的情形發生呢？你又是如何處理這種情況的呢？歡迎分享你的方法與看法喔！
另外，隨著網路的發達與電子郵件應用的興起，工作熊發現自己每天的工作事項，其實已經有一大部分都已經在電子郵件的收件匣與寄件匣裡了，所以自己也開始嘗試使用電子郵件來管理待辦事項清單。只是隨著每天郵件數量的增加，如何有效管理電子郵件的待辦事項清單也變得越來越複雜，還好工作熊自己有摸索出一套管理電子郵件與郵件上待辦事項清單的方法。
有興趣的朋友可以參考工作熊前面兩集的Youtube影片或Podcast頻道的內容。
當然，代辦事項清單的功用可不僅僅是上面說的，可以幫助人們記憶代辦事項避免遺漏這個功能而已，它其實也可以用來標示代辦事項的優先性，讓我們可以更集中精神在重要且急迫的事情上，提高工作效率。只是個人不太喜歡標示他們的優先性，因為當你把太多代辦事項都表示為優先，也就跟沒有標示一樣，況且大家應該都曾經碰到過，有些明明是很為重要的事項，但自己就是一點勁兒也提不起來想要去完成，倒不如先去完成一些輕鬆的事項後，得了些成就感，再來傷腦筋這些重要的事項。
艾森豪矩陣
不過，考慮到有朋友可能還無法自己拿捏代辦清單中的分寸，工作熊就來簡單介紹一個實用的工具，叫做「艾森豪矩陣」。這個矩陣，也稱為「急迫性與重要性矩陣」，可以幫助我們更清楚地判斷每件事情的優先順序。
而艾森豪矩陣的使用也方法很簡單。就是將待辦事項依據「重要性」與「緊急性」兩個軸向，分成四個象限。可以在圖紙或是螢幕上畫出一個十字，X軸表示急迫性，Y軸則代表重要性，這樣就能分出【重要且緊急】、【重要但不緊急】、【不重要但緊急】、【不重要且不緊急】等四個象限。
首先，屬於【重要且緊急】的事項，英文稱之為[Do]象限。當然就是需要最優先處理的部分。這些通常是那些不做就會帶來立即影響的事情，比如會危害到生命安全或是影響重大工作的事項。又比如說有一項交辦給你的不良分析報告，而你的老闆已經答應客戶的要求，會在24小時內提交更新進度。
接下來是【重要但不緊急】的事項，英文稱之為[Schedule]象限。這類事項雖然不需要馬上處理，但它們對長期目標或自己的成長非常關鍵，所以應該為這些任務安排時間去進行。像是規劃職業目標、學習新技能或健康計劃等。又比如說老闆交辦你一項明年度的工作目標並列入考核，要你寫出一份”電子零件保存期限”的公司內部文件規範。
然後，我們來看看【不重要但緊急】的事項，英文稱之為[Delegate]象限。這些事項雖然需要立即處理，但對你來說並不是特別重要，可能是別人可以代勞的事項，或是對你沒那麼高的價值。如果可以的話，建議將這類任務委派給他人來處理，或者考慮拒絕。比如說客戶要求你寄送一片不良的PCBA給他分析，你就可以請助理幫忙包裝並寄送。
最後一個象限是【不重要且不緊急】的事項，英文稱之為[Eliminate]象限。基本上就是那些對你沒有太大實質意義的事情。這些事情不會帶來長期的正面影響，比如打電動遊戲，或是無目的的社交媒體瀏覽。如果可能，應該將這些事項直接從你的清單中剔除。再舉個例子好了，比如老闆隨口要求你如果有空的話，要把英文學好，這就是可有可無的事項了，就算真的寫進了待辦事項清單中，你也不一定可以做得到，更何況還不知道標準在哪裡，如果將它寫進待辦事項清單中，搞不好就只會變成一句勉勵自己的標語。
以上就是關於《艾森豪矩陣》的方法，雖然聽起來不錯用，也可以幫助我們用來決定待辦事項優先順序，但工作熊個人覺得，如果你已經是個老經驗，其實在你決定記錄代辦事項到清單中的時候，自己應該就已經在腦子裡過濾過一次了，基本上也不會將那些明顯可以被歸類為【不重要且不緊急】的事項寫入清單中，其他的事項則都是該做的；有急迫性的事項自己也應該明瞭會馬上處理或是被人逼著處理；而急迫性的事項一旦過了時效，基本上也就不急甚至不重要了。所以，工作熊前面才會說，自己不太喜歡標示待辦事項的優先性，因為意義不大。
好了，以上拉拉雜雜的說了一堆，重點其實也就是分享一個《代辦事項清單》這個簡單的方法，看官老爺們覺得這這樣算不算囉嗦？
最後，工作熊要再強調一次，這只是工作熊個人的經驗分享，不一定適合所有人。
你可能也有自己使用待辦事項清單的獨特做法與想法，如果可以，歡迎大家可以留言互相討論。
YouTube影片：你如何使用代辦事項清單(To-do list)工具?
Podcast：你如何使用代辦事項清單(To-do list)工具?
延伸閱讀：
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- 你如何分類整理電子郵件？提升工作效率
- 如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]
- 用實體記事本追蹤記錄「待辦工作」時的注意事項
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- 你用什麼工具來追蹤紀錄「待辦工作清單」？工作熊用筆記本
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