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《Youtube》你平常都是如何整理、活用並有效管理電子郵件?
這篇文章我們依然暫時不聊電子製造與技術，而是延續上一篇文章有關「電子郵件」的話題，來聊聊，大家都是「如何整體、活用並管理自己的電子郵件呢？」
在上一篇《你會幫電子郵件做分類?分類後會提升工作效率?》的文章中，工作熊有跟大家說【不要幫電子郵件做分類，就是最好的分類】，這是因為我們無法將每封電子郵件都做出唯一的歸類，也就是會搞不清楚要將電子郵件歸到那個分類，日後想要尋找時，反而還要傷腦筋，到底要到那個分類中去把郵件給找出來，詳細的內容要請大家回頭去看工作熊寫過的文章，當然你也可以去看工作熊的YouTube影片或聽Podcast。
而這次，要來分享工作熊平常是如何管理自己的電子郵件，當然啦！工作熊的方法不一定適合每個人，但相信還是可以給大家一個參考。
首先、要下定決心使用「收件匣」來作為「待辦事項清單」的工具
工作熊平常有有使用「代辦事項清單(To-do List)」的習慣，後面工作熊會再找個時間來寫一篇關於「To-do List」的文章。
工作熊以前在公司上班的時候，每天上班的第一件事，就是打開電腦的郵件軟體，開始接收電子郵件，然後去沖一杯熱咖啡，接著回到辦公室開始閱讀並回覆相關的電子郵件，幾乎每天都得花大半的時間在處理這些電子郵件上。工作熊發現，這些郵件幾乎都是老闆或同事交代自己該做的工作事項，有些則是我們交待別人工作的進度回報或是報告。
所以，我每天工作的事項，其實就已經有一大部分在電子郵件的「收件匣」裡了，我只要每天把收件匣的這些任務郵件處理完畢就算是完成當天的大部分工作了。
既然如此，那將電子郵件的收件匣當作工作事項清單來管理，就是件很合理的事囉。
其次、將「非待辦郵件」移出「收件匣」
你可能會說：「收件匣清單裡的郵件不只有代辦事項吧！應該還會存在許多雜亂的資訊，比如說上課資訊、垃圾廣告郵件、或是一些公司的公告與通知等不重要的訊息，應該也會存在許多已經完成的任務郵件…等。」你會有這樣的疑問就對了，表示你有用心，或者你曾經嘗試過要解決問題。
所以，接下來工作熊會分三個步驟來告訴你「如何用收件匣來管理郵件中的待辦事項清單。」
- 第一步：讓系統自動清除「收件匣」上的垃圾郵件。以現在的電子郵件軟體來說，這一點應該不難，建議你可以使用郵件軟體的「過濾器」或「規則」這類的工具，來把這些已經可以確定是垃圾的郵件自動直接移到垃圾桶。
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第二步：接著快速瀏覽郵件清單，然後把一些日常瑣碎不太重要的郵件移出收件匣。比如說上課資訊、通知、政策公告、FYI…等不需要立即處理的郵件搬移到我們前一篇文章說過的時間段資料匣中，這些郵件可以等我們有空的時候再來閱讀。
工作熊的做法是，如果自己是這封郵件的【唯一收件者】，則我會將郵件標示為紅色，因為這通常表示這封郵件是針對我而發的，有可能是客戶的來信，也有可能是老闆或同事交代只有我能做的事項，所以這類郵件對我本人來說應該很重要，所以工作熊將之列為第一優先。這也是工作熊在前一篇文章中提到，寫電子郵件的時候要保持良好習慣『盡量做到郵件只有一位收件者，其他的人都放在副本抄送的欄位就好。』
其次，工作熊會把老闆以及GrandBoss(也就是老闆的老闆)寄送來的郵件標示為藍色，因為老闆的事情得要優先處理嘛，當然你也不一定得要這麼狗腿啦，就是看個人對郵件重要性的劃分而定！
另外，工作熊不建議使用太多種顏色，顏色管理雖然好用，但顏色一多反而容易讓人眼花撩亂，建議除了原本的黑色外，再增加2～3個顏色就差不多了。
如果你想知道如何使用Microsoft-Outlook郵件軟體來設定顏色管理，可以參考工作熊之前寫的這一篇文章，雖然是Outlook2010的英文版本，但是操作上依然適用。
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第三步：把剩下的郵件每一封郵件都打開來詳細閱讀，可以處理的就馬上處理或回覆，並把已經完成任務的郵件移出收件匣。
工作熊個人會使用Outlook的「快速步驟(Quick steps)」來製作快速功能按鍵，只要按一下滑鼠，就可以將已完成的郵件移動到指定的資料匣，既方便又快速。
如果是無法即時處理的郵件則使用「標幟」來標示其重要度或需要處理的時效，比如今天、明天、本週、或下週完成。Outlook也可以標示郵件提醒的時間，當然，你也可以不做任何標示。
另外，你也可以考慮將已讀的郵件再變回未讀的粗體字，不過個人還是比較建議使用標幟來標記郵件的時效性。
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在閱讀郵件時，如果發現有郵件主旨與內容不相符的情形，記得要在標題主旨的後面，用括號來做出修改並加上關鍵字，以確保主旨與內文相符，這樣我們以後在回覆郵件時就不需擔心再有文不對題的郵件一直出現，而且這樣也會有利我們後續利用郵件來追蹤工作進度與郵件搜尋的成效。
不建議直接移除原來郵件的主旨並修改成新的主旨，這是擔心日後在回覆郵件時，不同主旨會給人不同話題的感覺，而且日後郵件搜尋的時候，排序也比較無法連續。
工作熊之前在部落格中有寫過幾篇如何正確使用電子郵件的電子郵件禮儀文章，大家可以參考看看。
其三、使用「權重」來排序區隔「代辦事項清單」郵件
在前面篇幅的討論中，工作熊有說明要使用「標幟(flag)」來標示「待辦郵件」的重要性或是需要處理的時效。其實Outlook郵件軟體本身有好幾個標幟可以使用，但我覺得這個「待辦(follow up)」標幟比「重要性(Important)」標幟要來得好用些，因為「待處理」標幟不只可以標示時間的急迫性，還可以標示特定時間來提醒我們某某郵件該處理了。
當我們開始標示電子郵件的急迫性之後，就可以用它來排序並區分郵件待處理的權重了，只要在Outlook郵件軟體的「標幟(flag)」標頭上點擊一下，就可以指定用標幟來排序郵件，再點一下則會變成逆向排序。這麼一來我們的收件匣就可以很清楚的將重要待處理的郵件排在前面，而比較不重要的郵件則往後排。讓郵件的重要性一目了然。
其四、讓Outlook自動標示新郵件的權重
Outlook郵件軟體有很強大的【規則及通知(Rules and Alert)】功能，只要懂得如何善用其規則就可以幫我們達成郵件自動標示權重的目的，可以讓當我們每天檢查郵件時就可以一目了然，而不需要手動去更改標幟。
比如說我們想標示「只寄給我」的郵件權重為「今天(Today)」。就可以這樣操作。
1.可以Outlook的左上角的功能表，按一下 [檔案](file)。
2. 再按一下 [管理規則及通知](Manage Rules & Alert)。
3. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中，按一下 [新增規則]。
4. 選擇[將某人的郵件標幟為待處理事項]（Flag message from someone for follow-up）。接著按「下一步」(Next)繼續。
5. 先選取「僅傳送給我 (set only to me)」，然後按「完成 (Finish)」按鍵。
其他兩個項目我圈起來是比較常用的，第一個是「寄件者:個人或公用群組 (from people or public group) 」；另外一個是「主旨中有特定文字 (with specific words in the subject)」。
其他的就看自己的需要勾選。有些條件勾選後還得再做進一步的設定，比如說「主旨中有特定文字」 ，就必須要再設定特定文字。另外，設定標幟時可以選擇待處理、參考資訊、轉寄、無須回覆、請閱讀、回覆、全部回覆、檢閱等選項。
當你開始使用標幟功能，建議你可以將標幟欄位往前挪移到寄件者的前面，可以在Outlook的橫條欄位名稱上點擊滑鼠右鍵，然後在快顯功能表中選「檢視設定」，開啟對話框後選擇「欄(C)…」，在對話框的右手邊把原本預設在最下面的「旗標狀態」往上移動到寄件者的前面就可以了。
什麼！我在前面浪費那麼多唇舌來解釋，Outlook竟然給我出現bug，這旗標的狀態欄居然是固定無法移動的？那你幹嘛讓我在顯示設定的地方，可以將旗標欄往前移動啊，然後實際又動不了。印象中早期的Outlook版本好像是可以移動的耶！好吧！關於移動旗標欄位的這段，你就當作是聽笑話好了。
6. 設定完之後，只要再有新的電子郵件接收進來就會被系統自動判斷，如果郵件只寄給我就會被標示為「Today(今天)」的標籤。其他的，也可以設定特定寄件者，比如說老闆的郵件，或是郵件主旨內有特定關鍵字都可以做設定。
另外，可能也有人會說：「我不知道自己該設定那些條件為旗標耶！」這就表示你可能不需要設定郵件的權重，可以等到自己使用一段時間後再來設定也不遲，不是每一項都得照做的，重要的是，要找到一個適合自己的方法。
其五、記得將已完成任務的郵件移出收件匣
Outlook軟體其實有個「快速功能鍵」可以設定，讓已經完成任務的郵件快速移動到指定的目標資料匣並且清除標幟，這樣可以免去手動使用滑鼠拖曳郵件時，不小心把郵件拖曳到錯誤資料匣的問題。如果你想知道如何設定，可以依照下面的步驟來操作：
- 請先確認你已經建立了一個目標資料夾，也就是要將已經完成的郵件移動過去的資料夾，這裡我自己建立一個【Completed】的資料夾來當作範例。
- 點擊橫向功能表的「常用」，然後在帶狀功能區的 「快速步驟（Quick Steps）」 標籤中，按一下「新建（Create New）」。
- 這時會開啟「編輯快速步驟」的對話框，在對話框的【名稱（Name）】方塊中，輸入此新建快速步驟的名稱。這裡我輸入【完成】當範例。然後在【動作（Actions）】的[選擇動作]按下拉三角形，選擇【移動到資料夾（Move to folder）】，因為我們希望把郵件移動到【Completed】資料夾。
- 接著會多出一欄「選取資料夾」，點擊下拉三角形，在下拉清單中選擇我們已經建立好的資料夾，這裡我選擇【Completed】這個我事先建立好的資料夾，然後按【完成（Finished）】。
- 接著我們在原來的動作底下再按一下【新增動作（Add Action）】，因為我們還要設定清除標幟(flag)。
- 這個地方應該已經很熟悉了，前面的步驟已經做過類似的動作，在【動作（Choose an Action）】底下新出現的「選擇動作」欄位右邊按下拉三角形，選擇【清除郵件上的標幟（Clear flag on message）】。
- 當所有的動作都設定完成後，按【完成(Finish)】按鈕。
- 完成後就可以看到這個新建立的【完成】快速步驟出現在「常用」功能區的「快速步驟（Quick Steps） 」標籤群組中的頂端了。如果只是變更快速步驟的設定，那麼該快速步驟仍然會維持在原來的位置，如果想變更位置，則可以透過 [管理快速步驟（Manage quick steps）] 」來加以重新排列。
這樣我們就建立了一個「快速步驟（Quick Steps）」的功能按鈕了，請注意這個「快速步驟（Quick Steps）」會同時出現在個別開啟的郵件以及郵件清單的功能區中，在郵件清單中如果同時選取多封郵件後使用快速按鈕，也可以同時移動多封郵件，個人覺得還蠻好用的。
詳細的操作可以參考這篇文章：設定Outlook 2010快速步驟簡化日常重複工作
後記：
工作熊發現，有些電子郵件軟體有「標籤」的功能可以使用，標籤的作用是可以對同一封郵件給予多個不同的標籤名稱，就像是幫郵件標記「關鍵字」一樣，可以方便我們找到有相同標韱的郵件，解決了分類的單一性問題，分類就類似資料夾，每封郵件只能分給一個資料夾，標籤則比較像是索引，每一封郵件都可以黏貼多個標籤。這個標籤功能在Gmail上面就有，其實在Outlook上也有，但是卻被叫做「分類(Category)」，有點不想跟著別人腳步的感覺，但是Outlook的「分類」不是很好用就是了。總之，「標籤」功能其實在部落格上也常常可以看到。
不過，不要忘了，Gmail的「標籤」或Outlook的「分類」功能都必須額外花時間手動對每一封郵件做設定，就算可以使用篩選，也沒有辦法做到精確標記，那麼！你真的有時間每封郵件這樣設定嗎？時間久了，或是每天上百封的電子郵件，你真的會每一封郵件都這樣標記嗎？如果有這個時間，其實倒不如把郵件的標題主旨改好一點，並加入「關鍵字」，讓郵件標題與內容相符，更可以節省時間與精力。
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