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《Youtube》你會幫電子郵件做分類?分類後會提升工作效率?
工作熊這一次原本計畫是要來談談「待辦事項清單(To-do list)」的議題，可是寫著寫著，就發現在探討這個主題以前，還必須得先釐清一個問題。那就是，大家現在上班應該都有在使用電子郵件(email)吧？那大家是如何管理自己的電子郵件的呢？你會對自己的電子郵件做分類嗎？你的電子郵件分類後，有提升效率嗎？所以，今天的主題就是要來聊聊「你是如何幫你的電子郵件做分類的？」
如果工作熊告訴你：「不需要對自己的電子郵件做分類，就是最好的分類」，你會不會覺得工作熊瘋了？好吧，工作熊真的沒有瘋，而且以上的結論，是工作熊個人經過多年整理電子郵件後的經驗。欲知詳情，就讓工作熊說給你聽吧~
不要分類電子郵件
工作熊發現，當我們越幫自己的電子郵件做分類，日後再找到電子郵件就越困難。這是因為我們當初在幫電子郵件做分類的時候，就會產生分類分不清楚的情形，日後想要再找到該郵件時，同樣的疑問仍然會再發生一次，於是我們可能就會需要花費更多倍的時間來找到那封不知道被歸到那個類別的郵件，有時甚至還從此找不到。工作熊很驚訝的發現，把郵件分類分得越細，隨著時間的流逝，日後想要再找到某封電子郵件就越發的困難。
來看看下面的例子吧！比如說，工作熊將自己的郵件分類成：品質、貼焊、測試、整機組裝、特別任務等五個項目。可是開始使用後，就會發現有些電子郵件可能會同時關連到兩個以上的分類，比如說客戶抱怨公司出貨的組裝電路板(PCBA)有SMD零件空焊的問題，請問是該歸到「品質」？還是「貼焊」的分類呢？假設歸類到「品質」好了，因為是客戶的抱怨嘛，可是後續發展，同一個主題的電子郵件卻開始談論起要修改鋼板(stencil)來解決焊接空焊的問題，接著又發展到是否公司內的其他產品也有類似的問題必須解決，最後連老闆都介入並認為這件事茲事體大，希望可以成立一個專案小組來評估公司的整體DFx系統。
不知道大家有沒有注意到，整個事件的發展，從原本的「品質」分類，變成了「貼焊」的分類，最後又演變成了「特別任務」分類，這些都是從同一個電子郵件的主旨衍生出的，大家可以告訴工作熊，該如何去分類這一系列的電子郵件串呢？通通歸在「品質」？還是分開儲存於不同的分類，或者再新增一個任務分類？
其實，不管我們怎麼分類，好像都無法達到日後方便尋找到該電子郵件的目的，既然郵件不容易歸類，日後尋找起來就會搞不清楚要到那個分類中去尋找郵件，那我們幹麻還要將電子郵件做分類呢？
大家可能會問：「可是如果不將電子郵件分類，日後不就更難找到電子郵件了嗎？」
其實，不會喔！工作熊後來已經不再將電子郵件做什麼分類了，可是想找一封以前的郵件，我總是可以很輕鬆的找到，而你卻不一定找得到，為什麼？其實只要善用電子郵件軟體所提供的【搜尋】功能，再加上自己平日養成的良好電子郵件習慣，想要從茫茫的電子郵件海中撈出一封電子郵件真的不難。
其實，就算你不做任何郵件分類的情況下，想找到以前的郵件，也有以下幾個線索可以用：
不過，在工作熊介紹這些方法前，你必須要捨棄對電子郵件分類的作法，也就是不再將電子郵件歸入個別的資料夾中，而改以時間段來儲存你的電子郵件，工作熊一般的作法會以年度為單位來將電子郵件儲存於個人資料夾中，而這也是工作熊喜歡使用MicroSoft-Outlook的原因，工作熊建議一定要依照自己的電子郵件數量，來審酌衡量規劃時間的分段，工作熊之所以使用年來分段，是因為工作熊的很多工作都是以年度來結算，而且工作熊的郵件數量也非常多。
如果，你的電子郵件數量較多，造成每次搜尋都得花費很多時間，那你可能就要考慮縮短時間段為「半年」，甚至是「季」。如果，你的電子郵件數量很少，你甚至可以將時間段延長為兩年、更久，或者，根本就不需要分段。還記得工作熊前面說過，最好不要幫電子郵件做分類，其實，把電子郵件分成時間段也是一種分類，如果連時間段都不分，也不會影響到搜尋的效率，真的就不建議再分段了。
此外，使用Outlook的另一個優點，是它具有多樣化的郵件搜尋功能，不只可以使用「寄件者」和「主旨」來搜尋郵件，也可以搜尋「內文」中的關鍵字，更可以設定搜尋收到郵件的日期間隔。
所以，我們可以依照印象中電子郵件的幾個特性來做搜尋。
1. When: 事情大概是何時發生的？
可以從時間序來搜尋以前的電子郵件，想想郵件大概是在何時收到的。但這個搜尋的前提是你沒有對電子郵件做分類管理，一但做了分類，搜尋起來就會有點給它麻煩了。
2.Who: 電子郵件是由何人發出的？
現在的電子郵件軟體幾乎都可以做到「寄件者」及「收件者」的排序，只要確實知道是何人所發來的郵件，或是寄給何人，應該不難找到。要注意的是，電子郵件對姓名排列有些軟體是姓氏在前，有些則是名字在前。
3.What: 電子郵件談論的內容為何？
一般我們會使用「主旨」來排序電子郵件，不過很多時候只看主旨也不一定可以找到郵件時，就可以使用「關鍵字」搜尋內容來找到郵件。比如說前面提到的「客戶抱怨SMD零件品質問題」的郵件案例，如果我們知道是那個有問題的產品型號或是機種名稱或客戶名稱，應該就可以很輕鬆使用「關鍵字」來精準搜尋到該郵件。
平日養成良好電子郵件書寫習慣
前面工作熊拉拉雜雜說了幾種電子郵件搜尋的方法，但這些其實都沒有比，在平時就養成良好電子郵件書寫習慣來得重要。怎麼說呢？假設我們已經知道要找的電子郵件寄送的大概時間，也知道是何人寄送的，或許也知道郵件裡談論的大概內容「關鍵字」，可是郵件的標題卻「文不對題」了。我
們還是拿前面「客戶抱怨PCBA有SMD零件空焊問題」來比喻好了，假設郵件一開始的標題是【緊急！功能失效，請幫忙】，這可能是第一線客服人員溝通的電子郵件主旨，所以沿用了下來。但這樣的郵件主旨，在過了一段時間後想尋找，就算這封電子郵件已經出現在你的搜尋清單中，你還是很有可能會遺落掉它，因為光看標題你根本就不知道這就是自己要找的那封郵件。
所以，為了方便我們日後花更少的時間就可以尋找到電子郵件，工作熊真的衷心建議，大家一定要養成下面幾個電子郵件書寫的良好習慣：
- 切記郵件標題主旨要與內文相符
寫作的時候，文不對題是一件很嚴重的事，可是一到了電子郵件，大家似乎就習慣性地把它給忽略了。
來說一個比較簡單的比喻好了，當你想找有關「看電影」的郵件時，如果看到的是「吃晚餐」的郵件主旨，你還會打開來查看嗎？如果你記性夠好，或許還會記得當時的情景，那就有給它可能，但~在大多時候，應該都沒這個記性才對，所以一個符合郵件內容的標題主旨非常的重要。
一旦我們發現電子郵件有文不對題的情形時，記得要修改標題主旨並新增「關鍵字」。
因為工作熊平日的工作大概都跟產品製程及工程相關，所以都會盡量地把專案及產品的名稱、料號、不良現象…等這些當作關鍵字寫在郵件的標題主旨上。而Outlook這套郵件軟體的一個很大優點就是標題主旨可以很容易修改，只要把滑鼠游標移到標題點一下就可以修改了。
而所謂的主旨修改，並是要你把原來的主旨移除，改成全新的主旨，這樣反而讓人覺得我們沒有禮貌，而且也會對正在談論這個主旨的其他人產生困擾，以為是個新的討論。比較好的做法是在原來的主旨後面，用括號來添加關鍵字，或是修改後的主旨。
另外，有時候同一主旨的電子郵件談久了，會有人突然轉變成別的話題，可是依然沿用原來的主旨，這其實是非常沒禮貌的事，這有點像我們談話談到一半時，突然有人插進一句完全不相干的話題一樣。這時候我們應該做的，是改變電子郵件的主旨，啟動另一個談話的主題才對。如果不想讓電子郵件的排序亂掉，也可以在原來的主旨後面加上括號並寫上新的主旨。
- 電子郵件的收件者最好唯一
不知道你有沒有這樣的經驗，收到一封同時寄送給很多人的郵件，而你只是眾多的收件者之一，這封郵件沒有指名道姓要誰來完成某件事，但還有可能是你，你會默默地撿起來做，還是當作不知道，反正又不是To給我的郵件。
比較好的做法，如果這封郵件就是要求某個人做事，或針對某人的溝通，那這封郵件應該只需要有一位收件者，其他要被知會的人都放在副本抄送的欄位就好了。想想看，如果你要跟老闆報告某件事的郵件，你會把郵件的收件者也同時發給其他人嗎？這不僅僅是郵件禮儀，對我們在搜尋郵件時也可以起到一定的作用，因為搜尋時如果有兩個以上的收件者，排序就會變得非常混亂。
後記：
工作熊發現，有些電子郵件軟體有「標籤」的功能可以使用，標籤的作用是可以對同一封郵件給予多個不同的標籤名稱，就像是幫郵件標記「關鍵字」一樣，可以方便我們找到有相同標韱的郵件，解決了分類的單一性問題，分類就類似資料夾，每封郵件只能分給一個資料夾，標籤則比較像是索引，每一封郵件都可以黏貼多個標籤。這個標籤功能在Gmail上面就有，其實在Outlook上也有，但是卻被叫做「分類(Category)」，有點不想跟著別人腳步的感覺，但是Outlook的「分類」不是很好用就是了。總之，「標籤」功能其實在部落格上也常常可以看到。
不過，不要忘了，Gmail的「標籤」或Outlook的「分類」功能都必須額外花時間手動對每一封郵件做設定，就算可以使用篩選，也沒有辦法做到精確標記，那麼！你真的有時間每封郵件這樣設定嗎？時間久了，或是每天上百封的電子郵件，你真的會每一封郵件都這樣標記嗎？如果有這個時間，其實倒不如把郵件的標題主旨改好一點，並加入「關鍵字」，讓郵件標題與內容相符，更可以節省時間與精力。
以上是工作熊這一集分享的內容。有意見的話，歡迎大家可以留言討論。
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