如何用Excel繪製標準且正確的【柏拉圖表(Pareto chart)】品管工具

工作熊之前曾經在部落格中介紹過「如何使用Excel 2007來繪製正確的柏拉圖(Pareto chart)?」,當時那篇文章至今已經過了9年,現在新版的Excel操作似乎已經有點不太一樣了,本文使用Office365的Excel版本來重新示範柏拉圖的繪製。

本文單純地只示範如何利用「Microsoft Excel」來製作出傳統完整的柏拉圖圖表,工作熊之所以強調「完整」,是因為很多朋友用Excel畫出來的柏拉圖大多似是而非,比較一下最上面兩張同樣使用Excel畫出來的柏拉圖表,右邊的柏拉圖其實只要稍具Excel經驗及能力的朋友,應該都可以畫得出來,而左圖才是比較正確的柏拉圖畫法

照例要稍微說明一下「柏拉圖(Pareto Chart)」是什麼東東的名詞解釋?

「柏拉圖(Pareto Chat)」是品質管理不可或缺的重要工具之一。柏拉圖是經由數據蒐集,然後依照項目分類做統計,再依照數據的順序由大到小排列,然後用直條圖來顯示各別項目的數值,用折線圖來標示累積百分比。透過柏拉圖的表現方式,可以讓我們清楚地看出佔比最大的項目或原因為何者,並利用80/20的趨勢原則挑出需要重點關照管理的項目,讓工程師或使用者可以僅先針對少數幾個影響較大的要因,集中火力並執行對策,以收事半功倍之效。

(文章最下方有影片分享一步一步教你如何畫出柏拉圖~)

如果你還是不瞭解何謂柏拉圖(Pareto Chart),那麼就先參考一下這篇文章:[QC工具]柏拉圖分析 (Pareto Chart)介紹

如果這是你是第一次使用Excel來畫柏拉圖,工作熊會建議先照著文章的說明及數字操作一次。等第二次畫圖時,就可以用自己的資料來做圖了。真的建議要靜下心來,花點時間操作一次,因為有些小細節稍一不注意就可能會做錯~

步驟 1. 輸入數據並將數據由大到小排列

1.1.如上圖在欄位A1~D1的地方,分別輸入現象數量數量累加百分比累加等標題文字,在欄位A3~B6處分別輸入各自的「現象」名稱與「數量」。

1.2. 在C3的地方輸入公式【=B3】,在C4的地方輸入公式【=C3+B4】,其餘的C5~C6欄位則可以用複製貼上來完成,或是用滑鼠拖拉的方式複製也可以。

1.3. 將欄位D2~D6的格式設定為「百分比」。

1.4.在欄位D2的地方輸入【0%】,這是一定要的,因為柏拉圖都是從0%開始的。

1.5.在D3的地方輸入【=C3/$C$6】,其他的D4~D6欄位可以用複製的方式將公式貼上,或是用拖拉的方式複製也可以。

Tips:這裡有個小撇步可以教給大家,當你要輸入【$C$6】這種鎖定行列符號時,其實可以用滑鼠先點開儲存格,或是按<F2>鍵,讓它變成可以編輯的模式,讓游標出現在C6的地方,再按鍵盤的<F4>,它就會自動切換公式中的鎖定儲存格的行列了,每按一次<F4>鍵就會依序變換:鎖定行列、鎖定行、鎖定列,取消鎖定,按了四次<F4>鍵會有一個循環。

1.6.請檢查欄位D6的地方,也就是百分比的累加最終總值一定得是100%。

步驟 2. 建立柏拉圖的直條圖


2.1.先用滑鼠把欄位A3~B6圈選起來,再點選水平功能表的「Insert(插入)」,在「圖表」的區域選擇「插入直條圖或橫條圖」,在「平面直條圖」的地方選擇第一個圖示「群組直條圖」。

2.2.這時候你應該就可以看到Excel在工作區幫我們建立了一張直條圖的圖表。

步驟 3. 調整直條圖的間距為零

在任一個直條圖上點選滑鼠右鍵,出現快顯功能表,選擇「資料數列格式」,在右側功能表「數列選項」的「類別間距」後面的數字輸入「0%」後按「Enter」,就可以將之調成沒有間距了。

步驟 4. 為每個直條圖標注不同的顏色

為了讓圖表美觀,我們可以個別設定每個直條圖的顏色。

4.1.用滑鼠左鍵點選一下圖表,再用滑鼠左鍵點選任一直條圖,再用一次滑鼠左鍵點擊想要變更顏色的直條圖,直到只單選一個直條圖。

4.2.接著用滑鼠右鍵點選該直條圖,在快顯功能表的地方點選「填滿」,選擇想要變更的顏色。

(你也可以在選取該直條圖後點擊圖表右上角的「畫筆」圖示,然後點擊色彩就可以設定顏色了,接著再點擊其他的直條圖就可以一直更改顏色,如果你不小心點到了標籤,就必須重新選擇直條圖。)

步驟 5. 添加百分比折線圖


5.1.在圖表的上面點擊滑鼠右鍵,選擇「選取資料」。


5.2.開啟對話框後,在左邊【圖例項目(數列)】的地方點擊「新增」來新增一組百分比的資料。


5.3.出現【編輯數列】的對話框,把滑鼠游標點在【數列值】的方框內,記得把原來上面的資料全選後按【Del】鍵刪除,然後用滑鼠框選想要新加入的資料範圍【D2~D6】(包含0%),範例中因為放在「工作表1」工作表,所以其內容會是【=工作表1!$D$2:$D$6】。建議不要用鍵盤輸入的方式來作業,也不要用鍵盤的上下左右鍵來框選,因為用鍵盤容易輸入錯誤。

5.4.完成後點擊【確定】,再按【編輯數列】對話框的【確定】。

5.5.現在你應該就可以看到原先沒有間距的直條圖之間又多出了一道空隙,這是因為新增了一組資料的關係,但是這組新增加資料的數值因為太小(百分比造成),所以在圖表上幾乎看不到它的直條圖高度,也就讓人以為只是增加了一個空白。

步驟 6. 選取第二組資料

6.1.第二組資料其實有點不容易被選取到,所以建議先選取第一組資料,也就是原來的直條圖,然後按住鍵盤的[Ctrl]或[Alt]鍵不放,再按上/下鍵就可以變換選擇不同的資料組了。

6.2.只是如果你用的是Office365的Excel,其實你也不需要特別去選第二組資料。

也就是說可以忘記這個步驟!

感覺被騙、受傷害?也不至於啦,因為還是有些版本的Excel需要特別選取第二組資料。

6.3.用滑鼠右鍵在第二組資料上點一下,從快顯功能表中選取「變更數列圖表類型」。

步驟 7. 設定第二組資料為折線圖


7.1.如果是Office35的Excel,可以直接跳過【步驟6】,你只要選擇任一直條圖按滑鼠右鍵後,在快顯功能表中選取「變更數列圖表類型」就可以了。


7.2.這時候會看到在Excel的【變更圖表類型】對話框中,已經自動把圖表變更為「組合圖」了,我們原來選的是「直條圖」,點擊「數列2」的下拉選項,在開啟圖表對話框中改選「折線圖」的第一個圖表「折線圖」,回到【變更圖表類型】對話框

7.3.將「數列2」後面的副座標軸勾選。


7.4.這時候你應該可以在畫面中看到直條圖與折線圖的組合圖出現了,按「確定」關閉對話框就可以了。只是這時候的折線圖的位置還不太正確。

步驟 8. 設定Y軸主座標刻度移動折線圖的位置


用滑鼠右鍵點擊Y軸主座標刻度(圖表左手邊的刻度),點選快顯功能表中的「座標軸格式」,在右側設定面板的座標軸選項下「範圍」,將「最小值」後面的數值改為「0」,將「最大值」後面的數值改為【242】,【242】為數量累加的最大值。

步驟 9. 設定Y軸次座標刻度的最大值為100%


9.1.用滑鼠右鍵點擊Y軸副座標刻度(圖表右手邊的%刻度),一樣點選快顯功能表中的「座標軸格式」,在右側設定面板的座標軸選項下「範圍」,將「最小值」後面的數值改為「0.0」,將「最大值」後面的數值改為【1.0】,【1.0】為100%。

9.2.如果你想要讓%的單位變成20%,你可以將右面板功能表區的「單位」改成「0.2」就可以了。


9.3.現在整張圖表的比例看起來就正常多了,我們又向前邁進了一步。

步驟 10. 設定「水平副座標軸」


用滑鼠左鍵點選圖表,然後在最上面的水平功能表處按「圖表設計」,出現新的帶狀功能區,在最左邊點開「新增圖表項目」,選第一個圖示「座標軸」,接著選第三個圖示「副水平」,圖表的上方就會出現副水平座標軸了。如果再重複選擇一次,副水平座標軸就會消失。

步驟 11. 設定折線圖的起點至座標原點


選取「副水平座標軸」(就是X軸的次作座標),在它的上面點選滑鼠右鍵,從快顯功能表上點選「座標軸格式」。

在右側功能表區做如下設定:

1.座標軸選項-座標軸位置:勾選「刻度上」。

你應該就可以發現折線圖的起點移動到了整個座標軸的原點位置了。

2.點開「標籤」選項,在「標籤位置」後面點開下拉選單,選擇「無」。

這樣就可以把「副水平座標軸」給隱藏起來,請注意:「副水平座標軸」不可以移除,否則折線圖又會回到直條圖的中間,所以只能把它給隱藏起來。

至此,柏拉圖已經基本完成了。接下來就是設定數值標籤與美化圖表而已。

步驟 12. 顯示及調整折線圖百分比標籤


12.1.用滑鼠右鍵點擊折線圖,在快顯功能表上點選「新增資料標籤」,就會出現各個節點的百分比標籤。


12.2.點擊任一個百分比標籤按滑鼠右鍵,選擇快顯功能表上的「資料標籤格式」,在右側功能區的「標籤選項」下的「標籤位置」選擇「上」,就可以把標籤移動到節點的上方。


12.3.另外,你也可以單獨選擇一個百分比標籤後用滑鼠或鍵盤上下左右鍵來移動它,也可以單獨選擇一個百分比標籤後刪除某一個百分比標籤,這裡我們試著刪除「0.0%」及「100.00%」的標籤。

步驟 13. 顯示及調整直條圖不良數值標籤


13.1.用滑鼠右鍵點擊直條圖,在快顯功能表上點選「新增資料標籤」,會發現數字標籤出現在每個直條圖的正上方。


13.2.用滑鼠右鍵點擊任一個直條圖上方數值標籤,選擇快顯功能表上的「資料標籤格式」,在右側功能區的「標籤選項」下的「標籤位置」選擇「終點內側」,就可以把標籤移動到直條圖最上方內側的位置。

最後,你也可以為柏拉圖設置適當的標題,或是直接刪除標題。


這是柏拉圖最後完成的圖表。

工作發現截圖的時候忘記之前已經有設定過直條圖的不同顏色了,如果有跟工作熊一樣忘記設定直條圖顏色的朋友可以參考【4.2.】的說明,用滑鼠右鍵點選該直條圖,在快顯功能表的地方點選「填滿」,選擇想要變更的顏色就可以了。

影片:如何使用Office365的Excel畫出專業的【柏拉圖(Pareto chart)】


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訪客留言內容(Comments)

這篇文章真的有幫助到我
感謝大大的無私付出
讓我可以畫出一張漂亮的柏拉圖


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