面對遠距離老闆,平常的報告該怎麼寫才能拿高分?

現在的公司有很多都已經做到了國際化,跨區域或是跨國家的管理似乎也變得越來越多,工作熊因為待在外商公司,所以對於這樣的管理方式早已見怪不怪,但對於許多新手來說,這樣的跨國管理對他們來說似乎有點無所適從。

如果你的老闆跟你不是在同一個辦公室上班,甚至說你的老闆是在國外的外國人時,平常給老闆的定期報告應該如何寫才能讓老闆覺得自己有在做事?或者該如何表現自己以得到未來的加薪與升遷機會呢?







直屬老闆跟自己不在同一個辦公室的優點當然很多,就類似當兵被安排在獨立班,做什麼事可以很大有限度由自己作主,平常當然可能很愜意也很自由,但有時候也很吃虧,因為平常做些什麼工作,老闆看不到,漸漸的就會變得不受重視,調薪及升遷機會也就經常被忽略,所以在平常給老闆的報告中該如何讓遠距離的老闆了解你平常在忙些什麼就變得很重要。其次,要用先巧思讓自己的名字有機會出現在老闆們的眼中或耳朵裡,也有助未來的升遷或加薪。

以工作熊自己的例子來說,現在工作熊每個星期或每兩個星期通常就要跟老闆報告一下這個一~二個禮拜的工作進度,以前老闆跟工作在同一個辦公室,現在新老闆遠在歐洲與工作熊不在同一個辦公室了,在這種情況下工作熊送給老闆的報告內容就要考慮幾個重點與方向:

一、目前的工作進度與狀態(Status update):

簡要說明目前自己工作的狀態與工作進度,讓老闆可以了解你平常都在幹些啥事,適時的說明工作上是否遭遇什麼困難。比如說新產品試產的進度為EVT、DVT、PVT,DFx的處理與進度如何…等。

二、需要提醒老闆注意的事項(Highlighting Issues)

大老闆們通常會有高層的會議需要討論,當下屬的必須了解在自己的工作範圍內,有哪些事項正在發生可能會在老闆們的會議中被提出來討論到的,如果人家去找你老闆抱怨,或是你的老闆在會議中永遠都在狀況外,在會議中被釘的滿頭包,會後回來不是找下面的算帳,要不然就是部門永遠被別人壓著打。

所以有些臨時發生的狀況必須要適時的提醒老闆注意。以工作熊的工作為例,每個禮拜老闆會參加生產會議,如果有產品在生產過程中出了工程或品質問題,造成停線或是品質異常且無法在短時間內解決復產時,就要讓老闆知道發生了什麼事情,問題是否還在澄清中?有沒有可能的短期對策可以恢復生產,是否需要別的單位配合,免得老闆在生產會議中被人質問,還一副完全狀況外。

三、需要老闆幫忙的事項(Assistance items)

比如說工作上遇到困難需要老闆協助提供資源與協助,或是需要老闆簽核的費用。另外,工作上經常會有些事項不是我們自己一人或是自己部門就可以解決的,需要老闆出面協調別的單位一起協同處理。

當然也會有些老闆根本就無法幫你什麼忙,但你還是得提出來,讓老闆知道你的困難點,免得事後被老闆質問為什麼沒有讓他知道,但也不要讓老闆下不了台。

四、老闆交待事項進度回報(Assignments udpate)

如果老闆有特別交待的任務與事項,也要適時回報其進度與狀態,不能等老闆詢問了才回答。

以上的說明只是一些大原則,基本上每任老闆要的報告內容應該都不盡相同,這個是需要磨合與調整的,有些老闆可能重工程,有些老闆則重費用,還有些老闆重數據,各不相同。有些老闆也可能非常難稿,就像工作熊現在碰到的新老闆,以採購的經驗來管理工程~頭髮都快拔光了!

最後提醒一下工程師們寫工程報告的幾個小技巧:

~歡迎提供您對遠距離老闆的看法與處理方法 ~


延伸報告:
解決品質問題只能靠品管工程手法?
8D report寫不出來怎麼辦?8D報告為何這麼難寫?
當問題來臨時?你選擇面對問題、抱怨、還是逃避問題?

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