使用Microsoft Outlook回收(recall)已發送出去的電子郵件

Email-recall電子郵件是現代人溝通的必備工具之一,但發送電子郵件難免有時過於匆忙而不小心勿送到不該送的人,或是發送之後突然發現錯誤想要修改,怎麼辦?

還好,【Microsoft Outlook】這套電子郵件收發軟體有個非常貼心的小設計─可以回收(recall)已發送的電子郵件

但是Outlook的電子郵件回收並不保證可以100%成功。以工作熊自己個人經驗的來說,如果回收同公司內部的郵件,其成功率一般可以超過50%,重點要在對方還沒讀取你的郵件前就回收才可以。所以,如果回收郵件的動作越快,那回收的成功率就會越高。

到目前為止,工作熊還沒有成功回收過公司以外的電子郵件,就工作熊的了解對方還是會收到那封郵件,而且還會再收到一封工作熊要求回收郵件的通知,這應該是因為郵件已經超出「Microsoft Exchange」伺服器的控制範圍所致。

所以,工作熊強烈建議,在你發送郵件前最好再一次確認郵件的收件者內容。這裡有一篇文章探討這個主題可以參考。

如何正確使用電子郵件─避免寄錯郵件的對象

關於詳細的【回收】成功與否,先參考下面 Microsoft 的說明網址。老實說,一般人看完 Microsoft 的說明後,可能還是有看沒有懂,但礙於時間有限,先忍耐一下,等下次有時間再來整理給大家參考。

使用MS-Outlook回收(recall)電子郵件成功與否的案例探討

下面我們來看看如何以Outlook2010 English 回收(recall)已發送的電子郵件。

  1. 開啟MS-Outlook軟體。
  2. [郵件(Mail)]功能窗格中,按一下 [寄件備份]
  3. 開啟您要回收或取代的郵件。
  4. 在 [郵件] 索引標籤的 [移動(Move)] 群組中,按一下 [動作(Actions)],然後按一下 [回收此郵件(Recall this message)]。Outlook2010回收郵件Outlook2010 recall Message

  5. 這裡有兩個選項,自己選擇一個適合你的選項:
    一個是 [刪除這封未閱讀郵件(Delete unread copies of this message)], 另一個是 [刪除這封未閱讀郵件並以新郵件取代(Delete unread copies and replace with a new message)]

    附註: 建議保留勾選 [回報從各收件者回收是否成功(Tell me if recall succeeds or fails for each recipient)] 核取方塊,Outlook 會報告個別的收件者回收是否成功。 outlook_recall02

  6. 按一下 [確定(OK)]。
    如果你選擇的選項是 [刪除這封未閱讀郵件(Delete unread copies of this message)],那到這裡就結束了。
  7. 如果你選擇的選項是  [刪除這封未閱讀郵件並以新郵件取代(Delete unread copies and replace with a new message)],那麼 Outlook會開啟這封已經寄出的郵件並包括該附件,讓你重新編輯,記得要編輯完後還是得按一下 [傳送(Send)]。 Outlook會寄送這封新的郵件來取代舊郵件。
  8. Outlook 會以電郵回報【回收】是否成功。回收成功(Message Recall Success) 、回收失敗(Message Recall Failure)。請注意:回收不一定可以百分百成功。Outlook 會以電郵回報【回收】是否成功。回收成功(Message Recall Success) 、回收失敗(Message Recall Failure)。請注意:回收不一定可以百分百成功。

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你如何分類整理電子郵件?提升工作效率
如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]

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