使用MS-Outlook回收(recall)電子郵件成功與否的案例探討

使用MS-Outlook回收(recall)電子郵件成功與否的案例探討

Microsoft-Outlook有個貼心的服務,可以回收已經寄送的郵件,發出去的郵件不再覆水難收,但Outlook的郵件回收卻不是百分之百可以回收成功,因為其回收牽涉到不同的郵件伺服器管理問題。

下面我們就要來探討一下Outlook郵件的回收機制,何種情況下可以回收成功,何種情況下無法回收成功。

如果你還不知道如何使用Outlook回收已經發送的電子郵件,請參考此文:使用Microsoft Outlook回收(recall)已發送出去的電子郵件







案例一、回收公司內使用Exchange的郵件

傳送一封電子郵件,請求您的同事回覆明天早上可否電話會議,但是突然發現明天自己有急事要請假不能參加,於是想要回收這封電子郵件。

執行下列動作:

  1. [郵件]功能窗格中,按一下 [寄件備份]
  2. 開啟您要回收或取代的郵件。
  3. 在 [郵件] 索引標籤的 [移動(Move)] 群組中,按一下 [動作(Actions)],然後按一下 [回收此郵件(Recall this message)]。

  4. 按一下 [刪除這封未閱讀郵件]

    附註   如果您要傳送郵件給許多人員,可以考慮清除 [回報從各收件者回收是否成功] 核取方塊。

執行結果:

這封郵件總共發給五人,其中有四人是同一辦公室的同事,另一人也是公司同事但人在美國,執行的結果,在同一辦公室的其中三人回收成功,一人回收失敗,在美國的同事還沒有訊息傳回,應該是還未上班,還沒上Outlook,隔天Outlook就回報成功了。

所以說,如果回收的對象是使用同一台Exchange伺服器時,回收的成功與否就在對方是否已經打開了你送出去的郵件,如果對方還未開啟則回收機率幾乎為100%。

如果是同公司的不同郵件伺服器,回收成功率也很高。


案例二、回收使用非Exchange伺服器的郵件

傳送一封電子郵件給使用Hotmail、Yahoo、Gmail信箱的朋友帳號,循案例一的方法回收郵件,結果Outlook完全沒有回報成功與否,追查朋友電子郵件收信結果,朋友最先收到第一封郵件,接著又收到另一封郵件,在同樣的標題前面加上了Recall(回收)的字樣,內容大約是說明對方想要回收前一封郵件。

所以,如果郵件寄到非Outlook的郵件伺服器後,回收機率幾乎為0%。


案例三、回收不同公司都使用Exchange伺服器的郵件

傳送一封電子郵件給下游廠商也是使用Exchange伺服器,循案例一的方法回收郵件,結果Outlook也是沒有回報成功與否,結果和 [案例二] 一致。

所以,如果Outlook郵件伺服器是跨公司的,那麼回收率也是0%。


Outlook郵件回收成功率結論:

想要成功回收已寄送郵件的最好方法還是在按下【傳送】按鈕前再檢查一次郵件內容是否正確,因為如果想要百分之百成功回收送錯的郵件,必須是:


延伸閱讀:
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你如何分類整理電子郵件?提升工作效率
如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]

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