如何正確使用電子郵件─避免寄錯郵件的對象

usa-1210157_580工作熊強烈建議你在發送電子郵件以前,記得一定要再檢查一次電子郵件發送的對象是否都正確無誤。

你是否還記憶猶新,不小心把一封向好同事八卦、訴苦、抱怨(Complaint)對方的電子郵件誤寄給了自己抱怨的對象呢!這下可真的糗大了,而且久久不能自己。你會怎麼處理這封寄錯信的尷尬呢?裝做不知道?還是期待老天爺施個魔法讓這封郵件消失於無蹤,或是期待對方不會看到這封電子郵件?







工作熊認為最好的解決辦法,就是勇於面對現實 ─ 向對方『認錯』,親自打個電話或是直接拜訪對方,說明自己沒有惡意,只是因為一時的氣憤,失去了理智,請求對方原諒,雖然不一定可以百分百有用,但總比什麼都不做來得好。要謹記不當的電子郵件有可能使你丟臉,甚至丟了工作。

會這樣子,其實都是拜電子郵件太過於方便所致,常常讓人在不經意的情況下就草率的寄出一封電子郵件,以 MS-Outlook來說,從Outlook 2003以後的版本,Outlook都貼心的幫使用者記住自己曾經寄送過的收件者及副本收件者的郵件地址,免去自己重複填寫郵件地址的麻煩。但這個功能也給使用者帶來了麻煩,因為Outlook的使用者只要輸入電子郵件的前面幾個字,尤其是英文字,Outlook就會幫忙列出所有相符的郵件地址,如果一個不小心就會選錯郵件地址而寄錯對象。

為了防止這類事情的發生,進而引起不必要的麻煩,建議你採取下列的措施並養成良好的電子郵件習慣:

1. 不要使用公司的電子郵件來說長道四。

意思就是說除了公事之外,不要用公司的帳號來談個人的私事,連評論他人都不要,更別涉及情緒上的攻訐。現代人以為電子郵件可以取代一切溝通的管道,所以無論是報喜、報憂、甚或是罵人的話,都會透過電子郵件代為傳達。

要注意的事,電子郵件可是「白紙黑字」,日後都可以當作是呈堂證供,不可不慎。如果真的手癢,非寫不可,那就使用私人的郵件帳號,最好也不要透過公司的網路,因為有些公司會對所有的往來的郵件通訊列管。

2. 寄發電子郵件前請花點時間,再三的確認收件人及副本收件者的地址是正確的。

老人家常說【事緩則圓】,郵件寫好後記得在檢查一下,越是著急的郵件,越要沉得住氣,寄發電子郵件前在檢查一次,寄送的對象是否正確,內容是否合宜。

3. 利用 [MS-Outlook] 來回收(Recall)已寄出的郵件

如果公司內使用Outlook這套郵件管理系統,那你就有機會回收(Re-call)已經寄出的電子郵件,但這個方法不能說可以百分之百成功,前提還得對方還沒開啟這封電子郵件,你才有機會成功回收已寄出的電子郵件。

※請注意:這個功能只有在[寄件者]及[收件者]都是使用Microsoft Exchange伺服器時才有效,如果中間有透過公司以外的伺服器傳送的話,就很有可能失敗,所以比較適合使用 Microsoft Exchange 的公司內部電郵回收。

關於如何使用Outlook的【回收】功能及詳細的【回收】成功與否,請參考下面的文章。

~不管郵件回收成效如何「預防還是勝於補救」~


延伸閱讀:
電子郵件禮儀-如何正確使用電子郵件
你如何分類整理電子郵件?提升工作效率
如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]
如何正確使用電子郵件-顏色管理(Outlook 2010)

訪客留言內容(Comments)

讓我想到那部電影The Intern(2015)

德莉雅,
The Intern是一步蠻有深度的小品電影,以現代人來說,個人覺得蠻有感覺的。
不過科技始終來自於人性,不論科技在怎麼發達,人跟人的溝通最終還是回到人性。


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