你用什麼工具來追蹤紀錄「待辦工作清單」?工作熊用筆記本

你用什麼工具來追蹤紀錄「待辦工作清單」?工作熊用筆記本 

你平常都是如何記得你有哪些「待辦工作」的呢?靠自己的無敵記憶?或是靠別人的提醒?或是完全利用電子郵件來記錄?

工作熊現在是不太能相信自己的記憶能力了,年輕的時候可能記性好,什麼事情都可以記得住,但隨著年紀增長(記憶體老化),或是工作量的增加(超出了最大記憶體容量),有些工作會不小心給它偶爾忘記就變成了家常便飯,久而久之就會影響到自己的工作效率(effectiveness)與績效(performance)。

從大學時代開始工作熊就習慣使用「記事本」來紀錄自己的「待辦清單(to-do list)」,方法其實也很簡單,只要記下日期及標題就可以了 (參考文章最上面的圖片範例)。







下面是工作熊使用實體記事本記錄自己「待辦清單(to-do list)」的方法:

1. 「待辦工作」的填寫日期

不是工作開始的時間,也不是工作要求結束的時間,就只要記上你寫入「待辦工作」於筆記本的當天時間就好了。

這是為了日後提醒我們這件工作是在多久以前起始的,以方便我們日後整理待辦筆記時的參考。

2. 「待辦工作」的標題內容

再來是寫下「待辦工作」的標題內容,不用太詳細,但至少得讓自己看得懂就可以了,基本上你看到這個標題就會想起是什麼事需要完成,比如說:「明年度預算準備」或是「拜訪PCB廠商」等。

這本記事本的目的純粹就是要提醒我們有哪些「待辦工作」,以防止我們不小心忘記。據工作熊多年執行下來,效果非常好,至少對工作熊自己來說是這樣啦,後來看到Outlook也推出了類似的功能(Tasks/工作),使用Outlook的好處是可以在電腦上設定到期時間(due date),也可以詳細紀錄所有的資料內容,但缺點就是必須打開電腦進到Outlook才能看到及編輯工作清單。

說真的,工作熊個人還是比較習慣使用「記事本」來紀錄「工作清單」,原因當然是不用開電腦就可以查詢,但最重要的是每當自己完成一件事情後,可以拿一枝紅筆或是螢光筆用力的給它劃掉,那種感覺只能用一個「爽」字來形容,那是一種 成就感,用錢買不到的感覺 。

使用「記事本」來紀錄「待辦清單」還有一個好處,就是可以塗鴉。有時多多少少會有一些工作內容的變更,這時稍微塗鴉一下就可以標示變更了。

後來工作熊也開始使用iPad及Evernote來紀錄「待辦清單」,雖然好用,也可以隨時查詢,但就是少了一份筆記本可以隨時塗鴉、紀錄、翻頁查看的感覺。所以,現在還是會用記事本,但是會配合事後紀錄詳細內容於Evernote上。

另外,工作熊後來也發現可以直接用電子郵件清單來管理我們的「待辦清單(to-do list)」,詳細的方法可以參考這篇文章【如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]】。

未完,待續…


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