電子郵件小技巧:郵件主旨應切題且包含關鍵字

news-634808_580現代人在職場混久了,很難保證不會需要用到過去的電子郵件。有時候可能是工作上的需要,有時候也可能是與人產生了摩擦想要找證據,有時候可能是老闆交代要找一封郵件。你通常如何找到這封重要的電子郵件呢?

想信你一定有這樣的經驗,明明有一封電子很重要的郵件,可是卻怎麼樣也找不到,幾天之後,卻又在無意間翻找舊郵件時找到了,可是已經過了時效~

要如何避免這樣的困境?工作熊會建議你平時就要養成如何管理電子郵件的良好習慣。

方法也很簡單,就兩點:「切題的主旨」與「關鍵字埋入」

一、切題的電子郵件主旨

其實工作熊在日常的工作中,還蠻常看到「文不對題」的電子郵件。明明標題談的是A的內容,可是打開看了之後卻發現內容談的是B。也許原來的郵件一開始談的內容確實是A,可是後來話題變了,可是發郵件的人卻沒有更改主旨,以致造成文不對題的結果。

文不對題的郵件主旨,如果日後想要尋找出當時的電子郵件,將是一件非常困難的事,當你想找有關「看電影」的郵件時,如果看到「吃晚餐」的郵件主旨,你會打開來查看嗎?如果你記性好,還記得當時的情景就有可能,但打部份都沒這個記性才對,所以切題的郵件主旨非常的重要

有時候同一主旨的電子郵件談久了,會有人突然轉變成別的話題,可是依然沿用原來的主旨,這其實是非常沒禮貌的事,這有點像我們談話談到一半時,突然有人插進一句完全不相干的話題一樣。這時候我們應該做的要改變電子郵件的主旨,啟動另一個談話的主題才對。如果不想讓電子郵件的排序亂掉,也可以在原來的主旨後面加上括號並寫上新的主旨。

二、電子郵件主旨應該埋入關鍵字

想想你使用搜尋引擎的時候是否也是輸入關鍵字來尋找網路文章Email_polite053

呢?現在的電子郵件瀏覽收發軟體大多有非常好的郵件搜尋功能,也就是說你可以利用「關鍵字」來搜尋想尋找的電子郵件,所以你應該在你的電子郵件主旨中埋入與內容相符的「關鍵字」。

比如說這是一封談論關於「早午餐」的郵件,你應該在主旨中包含早午餐店的城市、店名或招牌菜色或推薦菜色…等當關鍵字。這樣你日後查找起來保證可以事半功倍。


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