電子郵件小技巧:用資料夾分類電子郵件是最糟糕的管理

post-403145_580如果工作熊告訴你使用「資料夾」歸檔電子郵件是最糟糕錯誤的電子郵件管理方式~

相信很多人在使用電子郵件時都會不加思索的使用「資料夾」來分類並歸納電子郵件,但資料夾真的是工作熊碰過最糟糕的電子郵件管理方式了。

先想想我們當初分類電子郵件的目的是什麼?目的應該只有一個,就是想在日後有需要的時候可以用最快速的時間、最容易的方式找出自己想要的電子郵件來用。

想要達成這個目的,方法有很多種,但絕不是使用「資料夾」,工作熊不否認「資料夾」是舊時代資訊還沒有電子化時的利器,但「資料夾」分類卻有個致命的缺點,就是你歸檔完日後大概只有50%的機會可以找得到你想找的電子郵件。什麼?

這是因為當初你在幫電子郵件歸檔時就會出現無法明確歸檔的問題,比如有一封談論「早午餐」的電子郵件,所以你就將之歸檔為「早午餐」,可是隨著郵件溝通幾來回,內容現在可能變成談到了「商業午餐」,那你是應該繼續歸檔為「早午餐」還是「商業午餐」?或是已經事先設定好早餐、午餐、晚餐的分類,可是突然出現了「下午茶」,這時候你是應該歸檔在「午餐」還是增加一個「下午茶」?

「資料夾」分類的問題是會隨著時間的增加而產生許多主題模糊的點子郵件,讓你不知道該如何將之歸入正確的「資料夾」內,久而久之,連你自己都分不清楚當初自己是如何歸檔,以至於想找的電子郵件根本連自己都不知道放在哪個資料夾內?另一個問題,就是資料夾分得越多越仔細,日後就越難找,假設你有50個資料夾分類,光想到要從50個資料夾中找到分類就夠費神了,就別說還想找到電子郵件了。

所以電子郵件應該如何分類日後才能有效找到需要的電子郵件呢?

其實不要幫電子郵件分類就是最好的分類所以你應該既然電子郵件已經是資訊化的內容了,你應該要學習如何利用電腦的強大運算能力幫你找出你所需要電子郵件才是。你唯一應該擔心的是如何讓一個資料夾容得下這麼多電子郵件,為了遷就現今電腦檔案管理的能力,工作熊會建議你用時間來分類,視實際電子郵件的數量及大小而定,比如說設定一年或半年為一個資料夾。

當你想要尋找某一封電子郵件時,只要多多運用郵件軟體的『搜尋』、『尋找』、『發現』這類功能,把你要尋找的電子郵件『關鍵字』輸入欄位後就可以讓電腦自動去幫你找到你需要的郵件了。關鍵字可以是人名、主題、產品名、談論的品目…等。

就工作熊的經驗,光用「搜尋」這種方法大概就可以找到70%的電子郵件。那剩下的30%該如何尋找呢?

這其實必須配合個人使用電子郵件的良好習慣養成。既然「關鍵字」是搜尋的重要依據,所以你應該養成在電子郵件的主旨(Subject)中放入關鍵字的習慣,其目的當然也是為了日後可以方便尋找到正確的郵件,因為「文不對題」的主旨,就算找到了電子郵件也不見得就會被點開,不是嗎?

講句不文雅的話,想找一篇「吃飽了沒」的郵件,但標題卻是「上過廁所了」,你會打開來看嗎?可是往往電子郵件的主旨就是會這樣,原本在談A(吃飯)的內容,可是談到後面卻變成在談B(上廁所),所以這個時候在你回覆電子郵件郵件,最好在原來的主旨後面加上括號,寫上新的關鍵字或切題的主旨,這樣日後郵件被找到了也才有機會被點開來查看,也才能100%找到自己想要的郵件。

所以,您又是如何有效管理您自己的電子郵件的呢?


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訪客留言內容(Comments)

個人在公司是依據專案或是客戶分類的這樣大致上還是方便一點

私人用GMAIL 的話就不分了強大的搜尋能力

KunYi,
個人覺得這應該與資料量有很大的關係,資料量少的時候用資料夾或許方便,資料量一大資料夾真的就會出現問題。
當然,如果剛好的處理的Email都可以很明確區分開來,使用資料夾也是可以的。不過如果這樣,用標籤或Tag應該會更恰當。

我想這跟使用筆記軟體管理的思維方式類似吧,用標籤Tag管理

Marcus,
這個tag的比喻,不錯。
個人覺得也可以比喻成用搜尋引擎搜尋文章,1)文章必須有明確的關鍵字才好被搜尋到,2)搜尋者必須知道想搜尋文章的關鍵字。


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