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設定Outlook郵件軟體的「快速步驟」以簡化日常重複工作
【快速步驟(Quick Steps)】是 Microsoft Outlook 2010 以後新增的一項功能,工作熊最近在研究「如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]」才發現這個好用的功能,它可以允許使用者將數個動作同時套用到電子郵件的操作上,以協助使用者快速輕鬆地管理郵件,感覺上有點像Office的【巨集】,又像是郵件的【規則】。
這個功能剛好可以讓我們拿來管理並簡化我們Outlook的收件匣,讓收件匣只保留「待處理(To-do List)」的郵件,其他已經處理好或只參考用的郵件就可以使用這個【快速步驟(Quick Steps】功能,一鍵搬移一個或多個郵件至指定的資料夾,還可以順便清除標幟或是把郵件變更為「已讀取」狀態,當然使用者可以自訂需要的動作。
對於需要需要經常將郵件搬移至特定資料夾的動作的朋友,這個【快速步驟(Quick Steps】真的可以大大簡化原本規律的操作步驟。它也允許設定單鍵快速操作,就能幫您簡化將郵件轉寄給主管或同事之類的工作。也可針對最常執行的郵件動作自行建立一套快速步驟的組件庫。
Outlook 2010 預設的快速步驟
這個方法也可以是用Office365的Outlook軟體。
您可以自訂任何預設的快速步驟。第一次使用某些「快速步驟」時,您會收到設定提示。例如,若您想要讓快速步驟將郵件移至特定資料夾,就必須先指定資料夾才能使用該快速步驟。
Outlook 2010 中包含下列預設好的快速步驟:
移至:?
將選取的郵件移至您所指定的郵件資料夾,並標示該郵件變更為已讀取。
轉寄給經理(To Manager)
將郵件轉寄給您的主管。如果您的組織是使用 Microsoft Exchange Server,系統將會在「全域通訊清單」中自動偵測主管的名稱,並將其名字自動插入至 「收件者」 方塊。使用者也您也可以自行指定收件者。
小組電子郵件(Team Email)
將郵件轉寄給您的小組其他成員。如果您的組織是使用 Microsoft Exchange Server,系統將會在「全域通訊清單」中自動偵測您的小組成員名稱,並將其名稱插入至 [收件者] 方塊中。
完成(Completed)
將郵件移動至指定的郵件資料夾,並標示該郵件已完成且標示為已讀取。
回覆及刪除(Reply & Delete)
開啟所選郵件的回覆並刪除原始郵件。
新建(Create New)
您可以自行建立快速步驟來執行任何一連串命令,為步驟命名並套用圖示以方便識別。
建立快速步驟:移動郵件至Complete資料夾並清除標幟
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請先確定你已經建立一個資料夾,這裡我自己建立一個【Completed】的資料夾當範例。
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在 「郵件」 中之「常用」索引標籤的 「快速步驟(Quick Steps)」 群組中,按一下「快速步驟」庫的「新建(Create New)」快速步驟。
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在【名稱(Name)】方塊中,輸入此新建快速步驟的名稱。這裡我輸入【完成】當範例。在【動作(Actions)】底下,選擇【移動到資料夾(Move to folder)】,因為我們希望把郵件移動到【Completed】資料夾。
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在下拉清單中選擇我們已經建立好的資料夾,這裡我選擇【Completed】這個我事先建立好的資料夾,然後按【確定(Finished)】。
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接著我們在原來的動作底下再按一下【新增動作(Add Action)】,因為我們還要設定清除標幟(flag)。
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這個地方應該已經很熟悉了,前面的步驟已經做過類似的,在【動作(Choose an Action)】底下選擇【清除郵件標幟(Clear flag on message)】。
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所有的動作都完成按【完成(Finish】。
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完成後就可以看到這個心建立的【完成】快速步驟出現在「常用」索引標籤上「快速步驟(Quick Steps) 」群組中的組件庫頂端。如果只是變更快速步驟設定則將在組件庫中維持原位,但可透過 [管理快速步驟(Manage quick steps)] 」加以重新排列。
現在就可以試看看這個新建立的「快速步驟(Quick Steps)」的功能了,請注意這個「快速步驟(Quick Steps)」會同時出現在個別開啟的郵件以及郵件清單的索引標籤中,在郵件清單中可以同時對多個郵件作業。個人覺得還蠻好用的。
延伸閱讀:
如何正確使用電子郵件-電子郵件禮儀
你如何分類整理電子郵件?提升工作效率
如何正確使用電子郵件-顏色管理(Outlook 2010)
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你好,我outlook 跟gmail是相通的,
但是我的gmail已讀之後,為什麼outlook還是顯示未讀,
這樣我還要一封一封再看過,請問有什麼辦法可以處理嗎?
還有就是我gmail連寫信出去給別人,outlook 也會有,也是顯示出未讀,可以教我怎麼用嗎?