設定Outlook 2010快速步驟簡化日常重複工作

Outlook 2010 快速步驟Outlook 2010 Quick Steps

【快速步驟(Quick Steps)】是 Microsoft Outlook 2010 以後新增的一項功能,工作熊最近在研究「如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]」才發現這個好用的功能,它可以允許使用者將數個動作同時套用到電子郵件的操作上,以協助使用者快速輕鬆地管理郵件,感覺上有點像Office的【巨集】,又像是郵件的【規則】。

這個功能剛好可以讓我們拿來管理並簡化我們Outlook的收件匣,讓收件匣只保留「待處理(To-do List)」的郵件,其他已經處理好或只參考用的郵件就可以使用這個【快速步驟(Quick Steps】功能,一鍵搬移一個或多個郵件至指定的資料夾,還可以順便清除標幟或是把郵件變更為「已讀取」狀態,當然使用者可以自訂需要的動作。

對於需要需要經常將郵件搬移至特定資料夾的動作的朋友,這個【快速步驟(Quick Steps】真的可以大大簡化原本規律的操作步驟。它也允許設定單鍵快速操作,就能幫您簡化將郵件轉寄給主管或同事之類的工作。也可針對最常執行的郵件動作自行建立一套快速步驟的組件庫。

Outlook 2010 預設的快速步驟

您可以自訂任何預設的快速步驟。第一次使用某些「快速步驟」時,您會收到設定提示。例如,若您想要讓快速步驟將郵件移至特定資料夾,就必須先指定資料夾才能使用該快速步驟。

Outlook 2010 中包含下列預設好的快速步驟:

移至:?

將選取的郵件移至您所指定的郵件資料夾,並標示該郵件變更為已讀取。

轉寄給經理(To Manager)

將郵件轉寄給您的主管。如果您的組織是使用 Microsoft Exchange Server,系統將會在「全域通訊清單」中自動偵測主管的名稱,並將其名字自動插入至 「收件者」 方塊。使用者也您也可以自行指定收件者。

小組電子郵件(Team Email)

將郵件轉寄給您的小組其他成員。如果您的組織是使用 Microsoft Exchange Server,系統將會在「全域通訊清單」中自動偵測您的小組成員名稱,並將其名稱插入至 [收件者] 方塊中。

完成(Completed)

將郵件移動至指定的郵件資料夾,並標示該郵件已完成且標示為已讀取。

回覆及刪除(Reply & Delete)

開啟所選郵件的回覆並刪除原始郵件。

新建(Create New)

您可以自行建立快速步驟來執行任何一連串命令,為步驟命名並套用圖示以方便識別。

建立快速步驟:移動郵件至Complete資料夾並清除標幟

  1. 請先確定你已經建立一個資料夾,這裡我自己建立一個【Completed】的資料夾當範例。

  2. 在 「郵件」 中之「常用」索引標籤的 「快速步驟(Quick Steps)」 群組中,按一下「快速步驟」庫的「新建(Create New)」快速步驟。
    Outlook 2010 Quick Steps

  3. 在【名稱(Name)】方塊中,輸入此新建快速步驟的名稱。這裡我輸入【完成】當範例。在【動作(Actions)】底下,選擇【移動到資料夾(Move to folder)】,因為我們希望把郵件移動到【Completed】資料夾。
    Outlook 2010 Quick Steps

  4. 在下拉清單中選擇我們已經建立好的資料夾,這裡我選擇【Completed】這個我事先建立好的資料夾,然後按【確定(Finished)】。
    Outlook 2010 Quick Steps

  5. 接著我們在原來的動作底下再按一下【新增動作(Add Action)】,因為我們還要設定清除標幟(flag)。
    Outlook 2010 Quick Steps

  6. 這個地方應該已經很熟悉了,前面的步驟已經做過類似的,在【動作(Choose an Action)】底下選擇【清除郵件標幟(Clear flag on message)】。
    Outlook 2010 Quick Steps

  7. 所有的動作都完成按【完成(Finish】。
    Outlook 2010 Quick Steps

  8. 完成後就可以看到這個心建立的【完成】快速步驟出現在「常用」索引標籤上「快速步驟(Quick Steps) 」群組中的組件庫頂端。如果只是變更快速步驟設定則將在組件庫中維持原位,但可透過 [管理快速步驟(Manage quick steps)] 」加以重新排列。

    Outlook 2010 Quick Steps

現在就可以試看看這個新建立的「快速步驟(Quick Steps)」的功能了,請注意這個「快速步驟(Quick Steps)」會同時出現在個別開啟的郵件以及郵件清單的索引標籤中,在郵件清單中可以同時對多個郵件作業。個人覺得還蠻好用的。


延伸閱讀:
如何正確使用電子郵件-電子郵件禮儀
如何正確使用電子郵件-顏色管理(Outlook 2010)
你如何分類整理電子郵件?提升工作效率

訪客留言內容(Comments)

你好,我outlook 跟gmail是相通的,
但是我的gmail已讀之後,為什麼outlook還是顯示未讀,
這樣我還要一封一封再看過,請問有什麼辦法可以處理嗎?
還有就是我gmail連寫信出去給別人,outlook 也會有,也是顯示出未讀,可以教我怎麼用嗎?

Jenny,
這個個人暫時沒有研究,可能原因是沒有同步的關係吧!Oulook把郵件下載下來後就不再與Gmail的伺服器同步,或是只同步新的郵件。


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