|
|
 |
如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]
還記得工作熊之前一直強調說電子郵件不需要特別做什麼分類，只要平日養成良好的電子郵件習慣就可以了，今天工作熊正在嘗試打破原本的堅持，幫自己的電子郵件稍微做出一個分類（迷之音：打臉了！怎麼才說過的話現在就反悔了），其實這個分類的目的是為了達到「使用電子郵件來管理代辦清單（To-do list)」的目的，而且只是增加一個【Complete(完成)】的資料匣，來存放已經完成任務的郵件。
因為電子郵件已經是工作熊平常工作不可或缺的管理及溝通工具之一，而且工作熊現在一天的工作中幾乎有一大半只要坐在電腦前就可以搞定，所以如果可以直接利用電子郵件來列出「代辦清單」並當作時間管理與工作排程的工具，而不再僅僅只是溝通的工具，相信會在工作上提昇不少效率。
所以下面就來看看如何開始使用電子郵件來管理日常的代辦清單吧！因為工作熊一直使用[Microsoft Outlook]作為郵件的收發信軟體，所以下面的方法也都是使用Outlook來表達。
一、下定決心用「收件匣」作為「代辦清單」列表
其實想想，工作熊現在每天打開電腦（其實公司電腦沒有在關機）檢查電子郵件，郵件清單上幾乎都是老闆或同事交代自己該做的工作，有些則是我們交待別人工作的進度回報或是報告，所以電子郵件的「收件匣」其實就是我每天的「代辦清單」，我只要每天把收件匣的這些任務郵件處理完就算是完成當天的大部分工作了。
二、將「非待辦郵件」移出「收件匣」
可是你會發現這份收件匣的「代辦清單」中其實存在著許多雜亂的資訊，比如說上課資訊、垃圾廣告郵件、或是一些公司公告與通知等不重要的訊息，還有已經完成的任務…等。所以
- 第三步：把剩下的郵件每一封郵件打開來詳細閱讀，可以處理的就馬上回覆郵件，並把已經完成任務的郵件移出收件匣，如果無法即時處理的郵件則使用「標幟」來標示其重要度或需要處理的時效（今天、明天、本週、下週完成），Outlook也可以標示郵件提醒的時間。 也可以考慮將已讀的郵件再變回未讀的組體字，不過我還是比較建議用用標幟來標記。
- 閱讀郵件時，如果發現郵件主旨與內容不符，記得要做些修改以確保主旨與內文相符，這樣也會有利後續的追蹤與搜尋。參考文章：如何正確使用電子郵件－電子郵件禮儀
三、使用「權重」來排序區隔「代辦清單」郵件
上面的介紹中有說明要使用「標幟(flag)」來標示「待辦郵件」的重要性或需要處理的時效。其實Outlook郵件軟體有好幾個標幟可以使用，但我覺得這樣這個「待辦(follow up)」標幟比「重要性(Important)」標幟來得好用，因為「待辦」標幟不只可以標示時間的急迫性，還可以標示特定時間來提醒我們某郵件該處理了。
當我們開始標示電子郵件的急迫性之後，就可以用它來排序並區分郵件待處理的權重了，只要在Outlook郵件軟體的「標幟(flag)」標頭上點擊一下，就可以指定用標幟來排序郵件，再點一下則會變成逆向排序。這麼一來我們的收件匣就可以很清楚的重要待處理的郵件排在前面，而比較不重要的郵件則往後排。
四、讓Outlook自動標示新郵件的權重
Outlook郵件軟體有很強大的【規則及通知(Rules and Alert)】功能，善用其規則可以幫我們達成郵件自動標示權重的目的，可以讓當我們每天檢查郵件時就可以一目了然，而不需要手動更改標幟。
比如說我們想標示「只寄給我」的郵件權重為「今天(Today)」。
1.可以按一下 [檔案](file) 索引標籤。
2. 再按一下 [管理規則及通知](Manage Rules & Alert)。
3. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中，按一下 [新增規則]。
4. 選擇[將某人的郵件標幟為待處理事項]（Flag message from someone for follow-up）。按「下一步」(Next)繼續。
5. 先選取「set only to me (只給我的郵件)」，然後按「Finish」按鍵。
其他兩個項目我圈起來是比較常用的，「from people or public group 」來自特定的寄件者或群組；「with specific words in the subject」郵件主旨有特定關鍵字。不會設定的話再留言討論吧！因為我只有英文版的Outlook。
6. 之後只要有新的電子郵件接收進來就會被自動判斷，如果郵件只寄給我就會被標示為「Today(今天)」的標籤。其他也可以設定特定寄件者，比如說老闆的郵件，或是郵件主旨內有特定關鍵字都可以做設定。
五、記得將已完成任務的郵件移出收件匣
Outlook其實有個「快速功能鍵」可以設定，讓已經完成任務的郵件快速移動到特定的目錄資料匣並且清除標幟，不過因為步驟有點多，要按滑鼠右鍵 》選擇「Quick Steps」》選擇「Completed」才能完成動作，似乎沒有直接用滑鼠拖曳過去特定目錄來得快，所以下面的僅供參考。也可以按「Create New」 來創立新的動作內容。
（後記：後來工作熊發現這個快捷鍵功能可以放到目錄的功能塊上，只要按一個滑鼠按鍵就可以將特定郵件搬到指定的目錄，而且還可以降低拖拉郵件不小心搬到其他目錄的風險，下個文章會介紹如何使用：設定Outlook 2010快速步驟簡化日常重複工作）
這篇寫得有點多，有點體力不支了…後續有機會再談吧！
延伸閱讀：
你擔心【人員資遣】輪到你嗎？
你如何分類整理電子郵件？提升工作效率
主管難為，真心對待員工，反被員工打臉
一段即時通窺探台灣電子工程師的生活面
|
|
訪客留言內容（Comments）
訪客留言注意事項：
1.首次留言須通過審核後內容才會出現在版面上，請不要重覆留言。
2.留言時請在相關主題文章下留言，與主題不相關的留言將會被視為垃圾留言，請善加利用【搜尋框】尋找相關文章，找不到主題時請在「水平選單」的「留言板」留言。
3. 留言前請先用【搜尋框】尋找相關文章，自己做一點功課後再留言。沒有前因後果的內容，工作熊不一定會瞭解你在說什麼，就更無法回答你的問題。
4. 工作熊並非某一方面的專家，所以回答的內容或許會有不正確的地方，服用前還請三思。如果您想詢問關於電路板方面的工程問題，請前先參考這篇文章【詢問工程問題，請提供足夠的資訊以利有效回答】 把自己的問題想清楚了再來詢問，並且請提供足夠的資訊，這樣才能有效回答問題。
5. 工作熊每則留言都會看，但不會每則留言都回答，尤其是只有問候之類的內容。
6. 留言詢問時請注意您的態度，工作熊不是你的「細漢」，更沒有拿你的薪水，所以不接受吆喝工作熊的態度來回答你的問題。
7. 原則上工作熊不接受私下電子郵件、電話、私訊、微信或任何即時通聯絡。
8. 自2021年7月起Google將停止最新文章電子郵件通知，如果你想隨時接收部落格的最新文章可以參考這裡。
我是用旗幟標示(處理的優先順序),有時候事情太多,每個都很急只好先分出Priorität, 郵件處理完之後,我是用專案(或產品項目)名稱來歸檔。
好久沒上來,一來就是好文! 謝謝分享..