如何使用電子郵件來管理[代辦清單(To-do list)]

電子郵件完成

還記得工作熊之前一直強調說電子郵件不需要特別做什麼分類,只要平日養成良好的電子郵件習慣就可以了,今天工作熊正在嘗試打破原本的堅持,幫自己的電子郵件稍微做出一個分類(迷之音:打臉了!怎麼才說過的話現在就反悔了),其實這個分類的目的是為了達到「使用電子郵件來管理代辦清單(To-do list)」的目的,而且只是增加一個【Complete(完成)】的資料匣,來存放已經完成任務的郵件。

因為電子郵件已經是工作熊平常工作不可或缺的管理及溝通工具之一,而且工作熊現在一天的工作中幾乎有一大半只要坐在電腦前就可以搞定,所以如果可以直接利用電子郵件來列出「代辦清單」並當作時間管理與工作排程的工具,而不再僅僅只是溝通的工具,相信會在工作上提昇不少效率。

所以下面就來看看如何開始使用電子郵件來管理日常的代辦清單吧!因為工作熊一直使用[Microsoft Outlook]作為郵件的收發信軟體,所以下面的方法也都是使用Outlook來表達。







一、下定決心用「收件匣」作為「代辦清單」列表

其實想想,工作熊現在每天打開電腦(其實公司電腦沒有在關機)檢查電子郵件,郵件清單上幾乎都是老闆或同事交代自己該做的工作,有些則是我們交待別人工作的進度回報或是報告,所以電子郵件的「收件匣」其實就是我每天的「代辦清單」,我只要每天把收件匣的這些任務郵件處理完就算是完成當天的大部分工作了。

二、將「待辦郵件」移出「收件匣」

Outlook電子郵件。將「非待辦郵件」移出「收件匣」 可是你會發現這份收件匣的「代辦清單」中其實存在著許多雜亂的資訊,比如說上課資訊、垃圾廣告郵件、或是一些公司公告與通知等不重要的訊息,還有已經完成的任務…等。所以

  • 第一步:要清除「代辦清單」上的垃圾郵件。建議可以用「過濾器」或「規則」把這些日常已經確定是垃圾的郵件自動直接移出收件匣。
  • 第二步:把一些日常瑣碎不太重要的郵件(比如說上課資訊、通知、政策公告)的郵件快速瀏覽一遍,然後將不需要再處理的郵件移出收件匣,可以考慮用不同的顏色來標示這些特定人士或單位所寄來的郵件。參考文章:如何正確使用電子郵件-顏色管理(Outlook 2010)
  • 第三步:把剩下的郵件每一封郵件打開來詳細閱讀,可以處理的就馬上回覆郵件,並把已經完成任務的郵件移出收件匣,如果無法即時處理的郵件則使用「標幟」來標示其重要度或需要處理的時效(今天、明天、本週、下週完成),Outlook也可以標示郵件提醒的時間。 也可以考慮將已讀的郵件再變回未讀的組體字,不過我還是比較建議用用標幟來標記。
    Outlook無法即時處理的郵件則使用「標幟」來標示其重要度或需要處理的時效(今天、明天、本週、下週完成)
  • 閱讀郵件時,如果發現郵件主旨與內容不符,記得要做些修改以確保主旨與內文相符,這樣也會有利後續的追蹤與搜尋。參考文章:如何正確使用電子郵件-電子郵件禮儀

三、使用「權重」來排序區隔「代辦清單」郵件

Outlook使用「權重」來排序區隔「代辦清單」郵件上面的介紹中有說明要使用「標幟(flag)」來標示「待辦郵件」的重要性或需要處理的時效。其實Outlook郵件軟體有好幾個標幟可以使用,但我覺得這樣這個「待辦(follow up)」標幟比「重要性(Important)」標幟來得好用,因為「待辦」標幟不只可以標示時間的急迫性,還可以標示特定時間來提醒我們某郵件該處理了。

當我們開始標示電子郵件的急迫性之後,就可以用它來排序並區分郵件待處理的權重了,只要在Outlook郵件軟體的「標幟(flag)」標頭上點擊一下,就可以指定用標幟來排序郵件,再點一下則會變成逆向排序。這麼一來我們的收件匣就可以很清楚的重要待處理的郵件排在前面,而比較不重要的郵件則往後排。

四、讓Outlook自動標示新郵件的權重

Outlook郵件軟體有很強大的【規則及通知(Rules and Alert)】功能,善用其規則可以幫我們達成郵件自動標示權重的目的,可以讓當我們每天檢查郵件時就可以一目了然,而不需要手動更改標幟。

比如說我們想標示「只寄給我」的郵件權重為「今天(Today)」。

1.可以按一下 [檔案](file) 索引標籤。

2. 再按一下 [管理規則及通知](Manage Rules & Alert)

3. 在 [規則及通知] 對話方塊的 [電子郵件規則] 索引標籤中,按一下 [新增規則]

4. 選擇[將某人的郵件標幟為待處理事項](Flag message from someone for follow-up)。按「下一步」(Next)繼續。讓Outlook自動標示新郵件的權重讓Outlook自動標示新郵件的權重

5. 先選取「set only to me (只給我的郵件)」,然後按「Finish」按鍵。
其他兩個項目我圈起來是比較常用的,「from people or public group 」來自特定的寄件者或群組;「with specific words in the subject」郵件主旨有特定關鍵字。不會設定的話再留言討論吧!因為我只有英文版的Outlook。

讓Outlook自動標示新郵件的權重

6. 之後只要有新的電子郵件接收進來就會被自動判斷,如果郵件只寄給我就會被標示為「Today(今天)」的標籤。其他也可以設定特定寄件者,比如說老闆的郵件,或是郵件主旨內有特定關鍵字都可以做設定。

五、記得將已完成任務的郵件移出收件匣

Outlook其實有個「快速功能鍵」可以設定,讓已經完成任務的郵件快速移動到特定的目錄資料匣並且清除標幟,不過因為步驟有點多,要按滑鼠右鍵 》選擇「Quick Steps」》選擇「Completed」才能完成動作,似乎沒有直接用滑鼠拖曳過去特定目錄來得快,所以下面的僅供參考。也可以按「Create New」 來創立新的動作內容。
(後記:後來工作熊發現這個快捷鍵功能可以放到目錄的功能塊上,只要按一個滑鼠按鍵就可以將特定郵件搬到指定的目錄,而且還可以降低拖拉郵件不小心搬到其他目錄的風險,下個文章會介紹如何使用:
設定Outlook 2010快速步驟簡化日常重複工作

 Outlook其實有個快速功能可以設定讓已經完成任務的郵件移動到特定的目錄資料匣並且清除標幟,不過因為步驟有點多,要按滑鼠右鍵 》選擇「Quick Steps」》選擇「Completed」才能完成動作,似乎沒有直接用滑鼠拖曳過去特定目錄來得快。

這篇寫得有點多,有點體力不支了…後續有機會再談吧!


延伸閱讀:
你如何分類整理電子郵件?提升工作效率
主管難為,真心對待員工,反被員工打臉
你擔心【人員資遣】輪到你嗎?
一段即時通窺探台灣電子工程師的生活面

訪客留言內容(Comments)

我是用旗幟標示(處理的優先順序),有時候事情太多,每個都很急只好先分出Priorität, 郵件處理完之後,我是用專案(或產品項目)名稱來歸檔。

好久沒上來,一來就是好文! 謝謝分享..

德莉雅;
不建議用專案名稱來歸檔喔!如果同時關係到兩個專案以上的郵件就不知道該歸到哪個專案了,建議用時間來歸檔就可以了,用搜尋關鍵字來尋找郵件會比較方便喔!

謝謝建議! 是的,有些郵件內容涉及到無法清楚規類的時候,就不適合以專案名歸檔了。


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