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你如何分類整理電子郵件？提升工作效率
如果你是看到這個【電子郵件如何分類】標題才進來看這篇文章，那得先跟您說聲「對不起！」要讓你失望了，因為工作熊個人是抱持電子郵件不需要分類主義者，工作熊個人認為電子郵件唯一需要分類的就只有日期，而目的只是不希望檔案過大，造成系統變慢，或造成尋找電子郵件的困難，如果以上兩個顧慮都不是問題的話，那工作熊強烈建議大家不需幫電子郵件做分類。
工作熊發現有很多人覺得電子郵件一定要分門別類，其目的不外乎為了日後可以方便依照分類來尋找特定郵件，可是往往強制電子郵件分類的結果，最後卻反而更找不到郵件。
相關延伸閱讀:：電子郵件小技巧：用資料夾分類電子郵件是最糟糕的管理
相信你一定有過這樣的經驗，明明自己已經非常清楚且詳細的把電子郵件做好分類（假設分類成：品質、貼焊、測試、整機組裝、特別任務等五個項目），可是開始使用後就會發現有些電子郵件可能同時關係到兩個以上的分類，比如說客戶抱怨公司出貨的電路板有SMD零件空焊的問題，請問該歸到「品質」還是「貼焊」分類呢？假設歸到「品質」好了，因為是客戶的抱怨嘛，可是後續發展，同一個主題的電子郵件卻開始談論起要修改鋼板(stencil)來解決焊接問題，又發展到是否公司內的其他產品也有類似的問題必須解決，最後連老闆都介入並認為這件事茲事體大，希望可以成立一個專案小組來評估公司的整體DFx系統。
你有沒有注意到整個事件的發展，從原本的「品質」分類，變成了「貼焊」的分類，最後又變成了「特別任務」分類，這些都是從同一個電子郵件的主旨衍生出的，你又該如何分類這一系列的電子郵件串呢？通通歸在「品質」？分開儲存於不同的分類，或者再新增加一個任務分類？
其實不管你怎麼分，都無法達到日後方便尋找電子郵件的目的，既然結果已經是這樣，那你幹麻要將電子郵件分類呢？
「可是不分類不是更難找到電子郵件？」：有同事這樣對工作熊說。
不會啊？怎麼我沒有做什麼分類，可是找同一封以前的郵件，我總是能找到，而你不一定找得到呢？其實只要善用電子郵件軟體所提供的搜尋功能，再加上自己平日養成的良好電子郵件習慣，要從茫茫的電子郵件海中撈出一封電子郵件真的不難。
在不做任何郵件分類的情況下想找到以前的郵件可以有以下幾個線索：
事情大概是何時發生的？
這個就是我在文章前面說要用時間來切出電子郵件的目的了，工作熊最早的時候用「年」度來區分，一年一個檔案，後來郵件的數量開始變多，有鑑於Outlook的Personal Folder太大會爆，所以改成了半年一個檔案；近兩年圖片、3D檔的尺寸大增，檔案動不動就爆表，現在又改成了四個月一個檔案。總之只要有時間的線索，就可以翻出相應時間前後的Personal folder來尋找。
電子郵件是由何人發出的？
現在的電子郵件幾乎都可以做「寄件者」及「收件者」的排序，只要確實知道是何人所發出的郵件，或是寄個何人，應該不難找到。要注意的是電子郵件的姓名排列有的姓氏在前，有的名字在前的。
電子郵件談論的內容為何？
要善用電子郵件軟體所提供的搜尋功能，輸入「關鍵字」來尋找相關的郵件，比如說最前面提到的客戶抱怨SMD零件品質問題，如果知道有問題的產品型號或是機種名稱或客戶名稱，應該就不難用關鍵字來搜尋到了。
平日的電子郵件良好習慣
前面拉拉雜雜說了那麼多的方法，其實都沒有平常養成良好習慣來得重要，假設我們已經知道要找的電子郵件寄送的大概時間，也知道是何人送出的，還知道郵件裡頭談論的大概內容「關鍵字」，可是郵件的標題卻「文不對題」，時間久了，就算這封電子郵件已經出現在我的搜尋清單中，我還是很有可能會遺落掉它，因為光看標題我根本不知道這就是我要找的郵件。
所以為了日後尋找電子郵件的方便，一定要養成良好的電子郵件習慣：
相關閱讀：電子郵件小技巧：郵件主旨應切題且包含關鍵字
後記：
其實也有網友提到用「標籤」來歸類電子郵件，方便日後尋找，標籤的作用是可以對同一封郵件給予多個不同的標籤名字，就像是幫郵件標記「關鍵字」一樣，可以方便我們找到相同分類的郵件，這個標籤功能在Gmail上面有，其實在Outlook上面也有，但是叫做「分類(Category)」，這個「標籤」功能其實在部落格上也常常看到。
不過別忘了，Gmail的「標籤」或Outlook的「分類」功能都必須手動對每一封郵件做設定，就算可以使用篩選，也沒有辦法做到精確標記，那麼！你真的有時間每封郵件這樣設定嗎？時間久了，或是每天上百封的電子郵件，你真的會每一封郵件都這樣標記嗎？如果有這個時間，其實可以把郵件的標題改好一點加入「關鍵字」，讓郵件標題與內容相符，更可以節省時間與精力。
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如果可以用Gmail的話，利用Gamil的標籤功能分類會比用Outlook的資料夾分類更好用，一封信可以同時有供應商、客戶、專案等的標籤。雖然真正在找信還是用搜尋，但只搜尋特定標籤的信件，可快速過濾出真正要找的目標。