你如何分類整理電子郵件?提升工作效率

你如何分類整理電子郵件?提升工作效率如果你是看到這個【電子郵件如何分類】標題才進來這個網站的,那得先跟您說聲「對不起!」要讓你失望了,因為工作熊個人是抱持電子郵件不需要分類主義者,工作熊個人認為電子郵件唯一需要分類的就只有日期,而目的只是不希望檔案過大,造成系統變慢,或造成尋找電子郵件的困難,如果以上兩個顧慮都不是問題的話,那工作熊強烈建議不需幫電子郵件做分類。

有些人覺得電子郵件需要分門別類,其目的不外乎為了日後尋找特定郵件方便,可是往往強制電子郵件分類的結果,最後卻反而更找不到郵件。

相信你一定有過這樣的經驗,明明自己已經非常清楚且詳細的把電子郵件做好分類(假設分類成:品質、貼焊、測試、整機組裝、特別任務等五個項目),可是開始使用後會發現有些電子郵件可能關係到兩個以上的分類,比如說客戶抱怨公司出貨的電路板有SMD零件空焊的問題,請問該歸到「品質」還是「貼焊」分類呢?假設歸到「品質」好了,因為是客戶的抱怨嘛,可是後續發展,同一個主題的電子郵件卻開始談論起要修改鋼板(stencil)來解決焊接問題,又發展到是否公司內的其他產品也有類類似的問題必須解決,最後連老闆都介入了並認為這件事茲事體大,希望可以成立一個專案小組來評估公司的DFx系統。







有沒有注意到整個事件的發展,從原本的「品質」分類,變成了「貼焊」的分類,最後又變成了「特別任務」分類,這些都是從同一個電子郵件的主旨衍生出的,你該如何分類這一系列的電子郵件串呢?通通歸在「品質」?分開儲存於不同的分類,或者再新增加一個任務分類?

其實不管你怎麼分,都無法達到日後方便尋找電子郵件的目的,既然這樣,那你幹麻要分呢?

「可是不分類不是更難找到電子郵件?」:有同事這樣對我說。

不會啊?怎麼我沒有做什麼分類,可是找同一封以前的郵件,我總是能找到,而你不一定找得到呢?其實只要善用電子郵件軟體所提供的搜尋功能,再加上自己平日養成的良好電子郵件習慣,要從茫茫的電子郵件海中找出一封電子郵件真的不難。

在不做任何郵件分類的情況下想找到以前的郵件可以有以下幾個線索:

事情大概是何時發生的?

這個就是我在文章前面說要用時間來切出電子郵件的目的了,工作熊最早的時候用「年」度來區分,一年一個檔案,後來郵件的數量開始變多,有鑑於Outlook的Personal Folder太大會爆,所以改成了半年一個檔案;近兩年圖片、3D檔的尺寸大增,檔案動不動就爆表,現在又改成了四個月一個檔案。總之只要有時間的線索,就可以翻出相應時間前後的Personal folder來尋找。

電子郵件是由何人發出的?

現在的電子郵件幾乎都可以做「寄件者」及「收件者」的排序,只要確實知道是何人所發出的郵件,或是寄個何人,應該不難找到。要注意的是電子郵件的姓名排列有的姓氏在前,有的名字在前的。

電子郵件談論的內容為何?

要善用電子郵件軟體所提供的搜尋功能,輸入「關鍵字」來尋找相關的郵件,比如說最前面提到的客戶抱怨SMD零件品質問題,如果知道有問題的產品型號或是機種名稱或客戶名稱,應該就不難用關鍵字來搜尋到了。

平日的電子郵件良好習慣

前面拉拉雜雜說了那麼多的方法,其實都沒有平常養成良好習慣來得重要,假設我們已經知道要找的電子郵件寄送的大概時間,也知道是何人送出的,還知道郵件裡頭談論的大概內容「關鍵字」,可是郵件的標題卻「文不對題」,時間久了,就算這封電子郵件已經出現在我的搜尋清單中,我還是很有可能會遺落掉它,因為光看標題我根本不知道這就是我要找的郵件。

所以為了日後尋找電子郵件的方便,一定要養成良好的電子郵件習慣:

  • 切記郵件的標題與內文要相符合,如果發現文不對題,記得要修改標題並新增「關鍵字」。因為工作熊平日的工作大概都跟產品製程相關,所以郵件的標題會盡量把專案及產品的名稱、料號、不良現象…等這些當作是關鍵字。Outlook有間軟體的另一大優點就是標題可以很容易修改,只要把游標移到標題就可以修改了。
  • 電子郵件的收件者非常重要,請盡量做到只有一位收件者,其他的人都放在副本抄送的欄位就好。因為搜尋時如果有兩個以上的收件者,排序就會變得非常混亂。

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訪客留言內容(Comments)

如果可以用Gmail的話,利用Gamil的標籤功能分類會比用Outlook的資料夾分類更好用,一封信可以同時有供應商、客戶、專案等的標籤。雖然真正在找信還是用搜尋,但只搜尋特定標籤的信件,可快速過濾出真正要找的目標。

光;
標籤的確比樹狀結構的分類好用,因為一個電子郵件可以有好幾個標籤,不過Outlook也有相似的功能,但它也稱之為分類(Category),但是其功能類似標籤,可以一封電子郵件標注多個分類。
只是要幫每封郵件標注標籤是一件麻煩事,尤其是一天超出200封以上人,到目前為止「搜尋」還是最好用的功能。

我摸索兩三年後,得到的結論跟工作熊一樣,萬劍歸宗啊..


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