如何正確使用電子郵件-顏色管理(Outlook 2010)

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理你有沒有發現左邊這張電子郵件圖片上面有點Color,怎麼會有紅色藍色的電子郵件呢?

其實,人是視覺的動物,適當的運用色彩可以幫助區分重要或是特別的事物,電子郵件也不例外。

這裡工作熊用顏色來區分自己的電子郵件清單,如果這封電子郵件的【唯一收件者】就只有我一個人則被標示為紅色,因為我既然是這封郵件的「唯一收件者」,表示這封郵件是針對我而發的,有可能是客戶的來信,也有可能是同事交代只有我能做的事項,所以這類郵件對我本人來說應該很重要。(這也是為何前一篇文章一直強調「電子郵件要有明確的收件者」)

另外,如果是特定對象寄來的郵件也可以標示為不同的顏色,但不建議使用太多種顏色,顏色管理雖然好用,但顏色一多反而容易讓人眼花撩亂,建議除了原本的黑色外,再增加2~3個顏色就差不多了。比如說工作熊把老闆及GrandBoss(老闆的老闆)送來的郵件標示為藍色,下次只要看到藍色的來信,就可以先打開來看老闆交代了什麼事,當然你也不一定得要這麼狗腿啦,XD!

目前我只知道MS-Outlook可以標註電子郵件有不同的顏色,其他的電子郵件軟體好像都不行。

下面我們來看如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理:

Step 1. 在水平功能表上選擇【View】然後在功能帶上選擇【View Settings】。

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理

Step 2. 出現「Advanced View Settings: Compact」對話框,選擇【Conditional Formatting…】按鈕。

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理

Step 3. 點擊【Add】按鈕,輸入新的條件名稱(Name),這裡我輸入「Mail Set directly to me」 ,點擊【Font】之後可以選擇字型及顏色(跳Step 4), 設定完顏色後按【Condition】設定條件(跳Step 5)。

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理

Step 4. 設定顏色,這裡我選擇紅色。

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理

Step 5. 在欄位「In:」的地方選擇「subject filed only」,勾選「 Where I am」,選擇「the only person on the To line」(這個選項表示只有我一個人在To的欄位時才生效),也可以選擇「on the To line with other person」(這個選項表示只要我在To的欄位就生效,既使To欄位有其他人也生效)。確認後一路按【Ok】關閉全部對話框。

如何用Outlook2010(英文版)來設定電子郵件的顏色管理

這麼一來就完成Outlook的顏色設定了。

如果你還在用Outlook 2003,這裡有一篇關於如何用[Outlook2003 English]設定顏色管理的文章,有興趣的可以參考。


延伸閱讀:
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訪客留言內容(Comments)

現在很多人用Gmail也可做顏色標示喔!郵件做顏色標示真的可以大大提高辨識度跟效率..大推!!

Jed;
Gmail好像只能做「標籤」的顏色管理,但已經不錯用了!


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