電子郵件禮儀-如何正確使用電子郵件

電子郵件禮儀-如何正確使用電子郵件

相信【電子郵件(Email)】已經是現代公司經營不可或缺且必備的溝通工具之一,舉凡工作交待、開會通知、會議記錄、問題澄清、觀念溝通…等都離不開它。

但是,你知道寫電子郵件也是需要有【禮儀】的嗎?你是否曾收到過一些莫名其妙的電子郵件?有的可能沒有郵件主旨(subject),有的可能文不對題(標題與內容不符),有的則是寫了一大堆的內文,讀完之後卻不知道郵件是針對誰而發,還有人把電子郵件當即時通來用,同一個主題一個小時內來來回回發了幾十封,還傳給一大堆不相干的人… 等。

其實寫【電子郵件(email)】就像與人談話一樣,也是需要有基本禮節的,否則想想前面提過的那些狀況,收到電子郵件的各位心裡將作何感想?

那我們自己在寫電子郵件時是否也同樣讓對方有這種不好的感覺呢?下面就讓我們來談談如何有禮貌的寫一封電子郵件吧!







一、電子郵件要有明確的對象(TO)與觀眾(CC)

如何正確使用電子郵件-電子郵件禮儀既然我們可以用談話來比喻寫電子郵件溝通,那我們在談話時都會有個確定的對象及觀眾(選項)吧,好吧!也許講悄悄話時只有對象沒有觀眾。

所以我們在寫電子郵件時,也應該要有個明確的對象,對不對?要不然誰知道這封電子郵件是寫給誰看的呢?這個對象就對應到電子郵件裡的【收件者(TO)】,提醒你【收件者】最好只有一個,一次同時對很多人講話很累耶!除非你是上司對下屬做佈達時,才會這樣吧;不要把觀眾們也當成了談話的對象,觀眾就應該把她(他)們放到【副本(CC)】就好了。

以工作熊的經驗為例,如果有一封電子郵件的內容跟我有點相關又不太相關,可是郵件給了一堆人,既然不是指定只給工作熊一個人,那我幹麻自己跳出來說這是我的工作,其他人應該也都有類似的想法,弄到最後就是沒有人回答這封電子郵件。

所以就算不知道問題是誰的,也應該弄清楚誰的可能性比較大,先把郵件指定給一個人,如果不是那個人的問題,那個人至少也會回答你不是他的問題,或是幫你把它轉到他認為正確的人身上,這樣就可以讓工作順利進展下去,而不是停在那裡。

二、電子郵件要有適當的主旨,切忌文不對題

有了談話的對象及觀眾後,接下來應該要有談話的主題,主題就是電子郵件的【主旨】,沒主旨(空白)的郵件讓人覺得非常沒禮貌。請注意:主旨應該要有強烈的代表性,讓人看到主旨就知道這封電子郵件在談論什麼,其實把主旨想成文章標題可能更適切些。

有時候同一主旨的電子郵件談久了,會有人突然轉到別的話題,可是依然沿用相同的主旨,這也是非常沒禮貌的事,就好像我們談話談到一半時,突然有人插進一句完全不相干的話題一樣。這時候應該要改變電子郵件的主旨,啟動另一個談話的主題才對

有時候工作熊會看到有些電子郵件很明顯的文不對題,拿別人的主旨來談別的事情,就好像我明明要來和你談『今天吃飽了沒?』,卻聽到談話內容是『你今天嗯嗯了沒?』,會有點錯愕;這時候我會在回覆這封電子郵件時,主動的把主旨改過來以符合談話內容,或是在原來的主旨後面用括號寫上新的主旨。

另外,「主旨切題」之所以重要,是因為像工作熊有時候一天200~300封電子郵件,一個禮拜下來就有上千封的電子郵件,有時候得回頭找以前看過的電子郵件,這時候就得用「搜尋關鍵字」來找,如果文不對題的電子郵件,別說不一定可以用關鍵字搜尋得到,就算搜尋到了,光看郵件標題大概也弄不清楚內容,這時候找出一封電子郵件就會非常累人了。(以後會再有文章談論如何有效率的管理電子郵件及搜尋電子郵件)

三、拿起電話直接溝通吧!勿把電子郵件當即時通

有些人喜歡把電子郵件當成「即時通」來用,每封電子郵件都只有短短的一句話,郵件飛來飛去,搞得大家都被電子郵件塞滿,如果無法三封電子郵件都無法溝通清楚或是還有太多的不確定因素時,請拿起電話直接跟對方溝通吧!或走過去直接面對面溝通,畢竟見面三分情!沒有在同一個辦公室,聽聽聲音直接溝通也會比電子郵件有效率,不是嗎?溝通後在發一封備忘錄(memo)之類的郵件來紀錄兩人之間的協議就完成了,免去了電子郵件滿天飛的問題。

有時候發郵件及收郵件的人明明就坐在隔壁,可是卻得用電子郵件來溝通,這不是有點本末倒置,難道這兩人的關係這麼糟?


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